Poslovna transakcija je razmjena dragocjenosti koja utječe na financijski položaj poduzeća, kao što je razmjena novca za robu ili usluge. To je osnovna djelatnost koja definira status poslovanja. Knjigovodstvo je proces evidentiranja svih poslovnih transakcija tijekom vremena, razvrstanih u kategorije za porezne svrhe.
Svaki pojedinačni slučaj razmjene dobara ili usluga za vrijednu naknadu, kao što je novac, zasebna je poslovna transakcija koju je važno zabilježiti u cijelosti. Evidencija transakcija sastoji se od dokumenata koji podržavaju razmjenu i knjigovodstva koje razmjenu svrstava u kategorije koje računovođa kasnije može sažeti za financijsko izvješćivanje. Ovaj proces služi kao osnova za mnoge pravne obveze poslovanja, posebice u pogledu poreza.
Većina jurisdikcija koje oporezuju poslovne prodaje ili prihode zahtijevaju od njih zakon da prate sve poslovne transakcije. Iako je način na koji poduzeće vodi svoje poslove i vodi svoje knjigovodstvo njegova vlastita odluka, porezna tijela obično zahtijevaju od poduzeća da vodi evidenciju o transakcijama koja je istovremena s prodajom. To znači da je malo vjerojatno da će biti dovoljno ponovno kreirati evidenciju o prodaji na kraju godine ako nadležna tijela revidiraju. Posthumno stvaranje zapisa o poslovnim transakcijama može biti protuzakonito kada je povezano s pokušajem prijevare vlade.
Nacionalne i lokalne samouprave mogu procijeniti poreze na promet i prihod koji u potpunosti ovise o poslovanju, ispravno izvještavajući o svim prihodima i potkrepljujući izvješćivanje svojim poslovnim transakcijama. Praćenje transakcija obično podrazumijeva davanje evidencije o generiranim i primljenim narudžbama za kupnju ili fakturama te svim izdanim potvrdama o prodaji. U maloprodajnom okruženju kupac će vjerojatno osobno naručiti i dobiti papir kao potvrdu o kupnji. Trgovina će također generirati kopiju računa koja se čuva u njezinu sustavu.
Posebno je porez na promet toliko važan za vlade koje procjenjuju ovu vrstu poreza da posebnu pozornost posvećuju tvrtkama koje posluju uglavnom u gotovini. Poslovna transakcija može uključivati plaćanje gotovinom, čekom ili elektroničkom metodom, kao što je kreditna ili debitna kartica ili putem posrednika treće strane putem interneta. Gotovinsko plaćanje je jedina vrsta plaćanja koja ne ostavlja automatski papirni trag. Posljedično, poduzeća s velikim brojem gotovine popularna su sredstva za utaju poreza i pranje novca.