Planiranje nabave je proces koordinacije za pripremu za neometanu i neometanu nabavu nove imovine ili nabave. To može biti potrebno za posebno veliku ili složenu imovinu, a posebno je uobičajeno u državnim agencijama. Te agencije moraju biti u mogućnosti dokumentirati ne samo potrebu za imovinom, već i proces koji se koristi za njegovo stjecanje, kako bi uvjerile porezne obveznike da se njihov novac troši mudro i na odgovarajući način. Vladini planovi mogu biti otvoreni za javnost ako imovina nije povjerljive prirode.
Postoji nekoliko faza planiranja nabave, uključujući sastanke radi utvrđivanja potreba, lociranja imovine koja će zadovoljiti te potrebe i osiguravanja odobrenja od odgovarajućih tijela. Nakon što organizacija dobije odobrenje za kupnju imovine, može prijeći na fazu koordinacije planiranja nabave. Na primjer, ako državna agencija želi zamijeniti svoje računalne sustave, mora razviti vremenski okvir za zamjenu, a vremenski okvir mora raspravljati o specifičnim ulogama različitih radnika u tom procesu.
Tvrtke uključene u planiranje nabave mogu delegirati odgovornosti zaposlenika za svaku fazu, uključujući prijenos, istovar, testiranje i ugradnju sredstava. Potrebna razina planiranja može ovisiti o imovini. U fazama planiranja, osoblje pokušava smisliti sve potencijalne probleme koji se mogu pojaviti kako bi ih mogli preduhitriti ili predvidjeti. Tehničke specifikacije imovine podliježu pažljivom pregledu kako bi se identificirali potencijalni problemi i nedoumice poput krhkosti ili potrebe za posebnom opremom za rukovanje imovinom.
U planiranju nabave imovine također se mogu uzeti u obzir potrebe osoblja kao što je obuka. Za nešto kao što je instalacija novog računalnog sustava, radnici će možda trebati dan obuke ili više da nauče novi sustav. Planeri moraju ugraditi slobodno vrijeme ili privremenu obustavu rada dok se sredstvo instalira i testira, a zaposlenici nauče kako ga koristiti. Planeri mogu razviti planove za nepredviđene situacije; državna agencija, na primjer, može trebati pristup rezervnom sustavu u slučaju problema s instalacijom novog.
Stručnjaci za planiranje nabave imovine mogu djelovati kao konzultanti i savjetnici koji pomažu u ovom procesu. Oni mogu biti uključeni na svakom koraku, od početnog sastanka radi rasprave o nezadovoljenoj potrebi do konačne instalacije sredstva. Ovaj posao zahtijeva poznavanje organizacije, vještine kritičkog mišljenja i sposobnost sagledavanja situacija iz različitih kutova.