Upravljanje programom je organizacija i administracija jednog ili više programa. To obično uključuje sve aspekte programa, uključujući proračun, operacije i pregled. Uspješno upravljanje programom zahtijeva organizaciju, dobru komunikaciju i pažnju na detalje.
Izrazi upravljanje programom i upravljanje projektima često se koriste naizmjenično. Iako su mnoge odgovornosti i funkcije iste, te se dvije funkcije razlikuju. Upravljanje programom općenito se odnosi na vođenje stalne inicijative, ili one koja bi trebala trajati najmanje nekoliko godina. Upravljanje projektom obično se odnosi na upravljanje projektom s definiranim datumom početka i završetka i koji se sastoji od prilično konkretnih rezultata.
Voditelji programa često moraju voditi nekoliko kratkoročnih projekata ili inicijativa koje potpadaju pod okrilje njihovih programa. Na primjer, korporacija može pokrenuti program vjernosti kupaca. To se može sastojati od izdavanja čestih kartica za kupce, slanja rođendanskih e-poruka stalnim kupcima i nuđenja prednosti poput posebne prodaje ili besplatne dostave vrhunskim kupcima. Svaka od ovih inicijativa bit će zaseban projekt tijekom faze postavljanja, ali projekti moraju raditi zajedno kako bi stvorili uspješan program.
Komponente dobrog upravljanja programom uključuju postavljanje ciljeva, planiranje, organizaciju i učinkovito izvršenje. Snažni voditelji programa sposobni su pratiti pojedinačne zadatke i detalje te osigurati da se svi izvršavaju ispravno i na vrijeme. Istodobno, uvijek moraju imati na umu veliku sliku i biti sposobni prilagoditi se promjenjivim prioritetima. Oni bi također trebali biti dobri pregovarači koji mogu dobro surađivati s drugim odjelima i dionicima.
Upravljanje programom obuhvaća širok raspon dužnosti. Ti upravitelji moraju, na primjer, postavljati, pratiti i upravljati programskim proračunom. Oni također moraju odabrati dobavljače koji će izvršavati bilo koje vanjske funkcije i možda će morati nadzirati osoblje. Ako program regulira vanjski izvor, kao što je vladina agencija, oni moraju osigurati da program slijedi sva pravila i ograničenja koja nameće agencija. Oni također mogu s vremena na vrijeme morati izvijestiti o financijskom ili operativnom statusu programa.
U mnogim slučajevima, upravljanje programom također znači promicanje prednosti programa – i internim i vanjskim dionicima. U primjeru programa vjernosti kupaca, voditelj programa trebao bi pronaći način da informira kupce o programu i uvjeri ih da se prijave. Možda će također trebati uvjeriti upravitelja financija svoje tvrtke da će program generirati dovoljno dodatne prodaje da nadoknadi troškove upravljanja programom i nuđenja popusta. Ako program zahtijeva dodatni rad zaposlenika tvrtke, voditelj programa bi možda trebao pokazati voditelju operacija kako će taj dodatni napor u konačnici koristiti njegovoj trgovini ili odjelu.