Najveće prednosti videokonferencija su učinkovitost i cijena. U videokonferenciji nitko ne mora putovati dalje od ekrana svog računala. Sudionici se mogu prijaviti s bilo kojeg mjesta, a sve što je obično potrebno je osnovna računalna tehnologija i neka vrsta softvera za video konferencije. Uštede su obično ogromne. Ne samo da se čuvaju troškovi putovanja i izgubljeno vrijeme u tranzitu, već se konferencijski prostori ne moraju iznajmljivati, rezervirati ili održavati.
Kako je internet postao sveprisutniji, korištenje videokonferencija na mreži postalo je sve popularnije u poslovnom svijetu. Video konferencije omogućuju korporacijama, organizacijama i drugim trgovačkim grupama da emitiraju svoje konferencije online u stvarnom vremenu. To omogućuje puno snažnije sudjelovanje, kako sudionika koji se nalaze na daljinu, tako i onih lokalnih sudionika koji možda nemaju vremena napustiti svoje urede ili putovati po gradu.
Rane dane videokonferencija obilježile su video komponente u inače stvarnim konferencijama. Prednosti ove vrste videokonferencija ostaju na snazi i koriste se i danas. Mnoge velike konferencije su simulcast ili webcast u streaming verzijama na mreži, kako bi se omogućilo sudjelovanje na daljinu. Sudionici koji gledaju ove online video konferencije obično mogu sudjelovati slanjem e-pošte moderatoru ili putem interaktivnih značajki chata na web stranici za videokonferencije.
Prednosti videokonferencija samo su se širile s promjenom tehnologije. Iako su webcastovi još uvijek uobičajeni načini korištenja tehnologije videokonferencija za integraciju udaljenih sudionika, tehnologija se također koristi za povezivanje isključivo udaljenih sudionika. Jedna od glavnih prednosti softvera za video konferencije danas je mogućnost domaćina isključivo online sastanaka i konferencija.
Sustavi za video konferencije općenito nisu složeni i potrebno je relativno malo opreme za video konferencije da bi se ugostio uspješan sastanak na mreži. Sve što je obično potrebno je računalo spremno za internet, web kamera i neki oblik softvera za video konferencije. Obično postoji priličan broj softverskih paketa koje možete izabrati, od besplatnih programa temeljenih na webu do sigurnijih aplikacija zaštićenih lozinkom. Neki konferencijski programi mogu pretvoriti mobilne telefone u mobilne urede, a većina omogućuje pristup s bilo kojeg mjesta gdje postoji internetska veza.
Jedna od ključnih prednosti videokonferencija je mogućnost brzog okupljanja ljudi s različitih mjesta i vremenskih zona. Većina softverskih programa stvara virtualnu “sobu za sastanke” u koju se sudionici mogu prijaviti, aktivirati svoje web kamere te sudjelovati i međusobno komunicirati kao da su svi u istoj prostoriji. Video konferencije mogu biti osmišljene kao rasprave za okruglim stolom ili kao prezentacije jedne ili više osoba. Većinu vremena sudionici mogu vidljivo čavrljati jedni s drugima putem videa i nisu prebačeni u sobe za razgovor ili korespondenciju e-poštom. Sudionici također mogu jednostavno učitavati i preuzimati dokumente tijekom video konferencije.
Još jedna prednost videokonferencija je spremna mogućnost arhiviranja zbornika. Većinu vremena video konferencije se mogu spremiti, sigurnosno kopirati i kasnije pregledati. To omogućuje tvrtkama da imaju evidenciju o svemu što je poduzeto ili odlučeno na sastanku bez da moraju odrediti jednog sudionika kao tajnika ili zapisničara.
Sve više tvrtki odabire video konferencije u odnosu na tradicionalne konferencije, i kao način uštede novca i kao sredstvo za povećanje produktivnosti zaposlenika. Uz to, više ljudi često može sudjelovati, uz malu ili nikakvu cijenu za bilo koga. Iako se nešto gubi u nedostatku istinskih susreta licem u lice, za tvrtke s uredima u više gradova ili čak više zemalja, teško je nadmašiti prednosti videokonferencija.