Bilo bi teško održati kontrolu nad zalihama kao i troškovima proizvoda bez dobrog sustava za praćenje narudžbenica. Narudžbe se mogu poslati poštom, faksom, e-poštom ili jednostavno pozvani prodavaču. Postoje elektroničke narudžbenice, obično između poduzeća, kao i obrasci za jednokratnu upotrebu, poput onih koji se koriste u maloprodajnim trgovinama. Neke tvrtke koriste opću narudžbu za praćenje kupnji izvršenih za određene kategorije proizvoda. Sustav praćenja narudžbenica, bez obzira na njegov format, trebao bi biti dizajniran tako da tvrtki pruži najviše informacija za donošenje dobrih odluka o kupnji.
Narudžbenica je komercijalni dokument koji tvrtka za nabavu šalje prodavaču u kojem su navedeni proizvodi, količine i cijena. To je ugovor i pravna ponuda za kupnju proizvoda i/ili usluga. Praćenje narudžbenice važno je za internu kontrolu poduzeća.
Obrazac narudžbe trebao bi sadržavati datum i traženi datum narudžbe, način dostave te ime i adresu dobavljača. Također mora sadržavati naručeni proizvod, cijenu za svaki artikl i ukupnu cijenu. Porez na promet također treba biti uključen ako je primjenjiv. Elektroničko generiranje obrazaca za narudžbenice u nekim tvrtkama također može biti vezano za zalihe kako bi se održala ravnoteža proizvoda pri ruci.
Prvo tvrtka mora znati što je naručeno. Nedostatak ovih informacija može uzrokovati da tvrtka završi s premalo zaliha i ne može zadovoljiti potražnju svojih kupaca ili previše zaliha, što gubi prostor i smanjuje novčani tok. Dobar sustav za praćenje narudžbi omogućit će tvrtki da odmah vidi što je naručeno i prati status narudžbi.
Tvrtka koja koristi sustav praćenja narudžbenica također smanjuje mogućnost prijevare zaposlenika. Na primjer, važno je imati unaprijed dodijeljen broj za svaku narudžbu. Time se sprječava mogućnost da zaposlenik naruči robu od dobavljača i koristi proizvode za osobnu korist.
Tvrtka će često koristiti automatizirani sustav za kreiranje i praćenje narudžbi. Na taj način tvrtka može održavati katalog proizvoda koji se može sortirati prema dobavljaču, proizvodu i cijeni. Dodatno, sustav će proizvesti bazu podataka za pohranu popisa inventara i stalno ažurirati taj popis. Dostupan je softver koji će kreirati obrazac narudžbenice, pratiti nepodmirene i dovršene narudžbe, pa čak i analizirati trendove kupnje kako bi pomogao u pregovorima o cijeni s dobavljačima.
Sustav praćenja narudžbenica centralizira kupnju, čime se izbjegava dupliciranje. Elektronički sustav također će osigurati bazu podataka dobavljača i omogućiti slanje narudžbi e-poštom kako bi se eliminirao višak papirologije. Upravljanje narudžbenicama omogućuje tvrtki da kontrolira svoje kupnje i ograniči mogućnost krađe.