Većina tvrtki mora se baviti novčanim tokovima, a kako bi pratili naplatu i tokove prihoda, mogu se koristiti fakture. Faktura je račun u kojem su navedene usluge ili kupljeni proizvodi i njihova ukupna cijena. Oni mogu dolaziti od vanjskih dobavljača za tvrtku ili ih tvrtka može izdati drugim tvrtkama ili kupcima. Knjiga računa način je organiziranja i pohranjivanja svih tih faktura. Postoji mnogo razloga zbog kojih tvrtka može čuvati fakture, uključujući porezne svrhe, analizu novčanog toka i vođenje evidencije.
Postoje mnoge prednosti vođenja knjige računa. U SAD-u i nekim drugim regijama neke tvrtke mogu tijekom godine odbiti mnoge od svojih kupnji prilikom podnošenja poreza. Kada se to učini, postoji šansa da će tvrtke morati dokazati da su te kupnje izvršene i da je određeni iznos plaćen. Još jedno dobro vrijeme za organiziranje evidencije faktura u knjizi računa je kada se analizira novčani tijek. Većina tvrtki će ispitati novčani tok jednom u tromjesečju, a fakture mogu pokazati odakle novac ide i odakle dolazi.
Sveukupno vođenje evidencije najčešći je razlog za vođenje knjige računa. Ponekad može postojati potreba da se prodavaču pokaže što je plaćeno ili da se pokaže kupcu što nije plaćeno. Ove knjige mogu biti organizirane na bilo koji način koji odgovara potrebama tvrtke. Kada se ukaže potreba, držanje faktura na prikladnom mjestu može pomoći u izbjegavanju zabune ili sporova.
Mnoge tvrtke koriste softver za elektroničke fakture. To može funkcionirati na mnogo načina i opet omogućuje tvrtki da organizira i sadrži fakture na način koji im odgovara. Elektroničko vođenje evidencije može uštedjeti vrijeme i prostor, a obično postoji mnogo vrsta softvera dostupnih u mnogim cjenovnim rasponima.
Ostale tvrtke koriste i papirnate i elektroničke fakture. Knjiga računa može sadržavati papir, koji se naziva i fizičkim fakturama. Elektroničke knjige mogu imati skenirane kopije tih faktura ili mogu jednostavno imati podatke iz njih unesene i organizirane za brzo istraživanje. Obje su prednosti, a kako god tvrtka odlučila pohraniti svoje fakture, u potpunosti ovisi o njezinim potrebama.
Neke tvrtke mogu koristiti mnogo računa na dnevnoj bazi. Često su ti računi manji, a u knjizi računa može se nizati više. Općenito se preporučuje da tvrtka čuva račune između tri i sedam godina. To može stvoriti nekoliko hrpa knjiga koje se mogu čuvati u potpuno zasebnoj prostoriji ili zgradi.