Knjiga računovodstva je potpuna evidencija svih računa koji se koriste u vođenju poslovnih ili osobnih financija. Obično ljudi knjigu računovodstva nazivaju glavnom knjigom, a računovođa ili knjigovođa koristi je zajedno s knjigovodstvenim dnevnikom. Dnevnik je dnevna evidencija financijskih transakcija, a glavna knjiga se razlikuje jer knjigovođa bilježi transakcije po nazivima računa. Glavna knjiga obično ima pet klasifikacija: imovina, rashodi, obveze, vlasnički kapital i prihod.
Općenito, izgled stranice za časopis i glavnu knjigu se razlikuje. Najčešća glavna knjiga je dizajn s četiri stupca koji ima stupce za debitne i kreditne transakcije i debitno ili kreditno tekuće stanje. Drugi stupci bilježe datum unosa, referencu knjiženja koja je usklađena s upisom u dnevnik i opis stavke ili transakcije. Referenca objavljivanja ili Post. Ref., je broj stranice časopisa na kojoj je unos objavljen i važan je za provjeru unosa.
Jedna od prednosti knjige računovodstva je ta što knjigovođi daje sliku financijske situacije. Za razliku od dnevnika, knjiga održava tekuću bilancu. Vlasnik tvrtke može vidjeti transakcije za određenu kategoriju bez pretraživanja unosa u dnevnik. Na primjer, ako je osoba htjela vidjeti koliko klijenata ima nepodmirenih računa s njegovom ili njezinom tvrtkom, provjerila bi Potraživanja pod naslovom Imovina u knjizi.
Knjiženje je postupak kopiranja datuma, opisa i novčanih iznosa u knjigu iz dnevnika. Obično knjigovođa koristi referencu knjiženja upisa u dnevnik kao naznaku da je on ili ona knjižio upis u glavnu knjigu. Na primjer, ako osoba uzme pauzu za kavu dok knjiži knjižice u knjigovodstvenu knjigu, može lako pronaći ono što je dovršeno usporedbom referenci knjiženja. Ako se ispravno izvrši, dovršeni unosi će imati unose za knjiženje. Nepotpuni unosi neće imati referentni broj knjiženja.
Ostale važne oznake u knjizi računovodstva uključuju navođenje je li račun zatvoren i primjenjuju li se druge situacije na račun. Ponekad knjigovođa ukazuje na greške u računovodstvu tako što upisuje korekcije ili ispravke u knjigu. Kada se stanje prenese na drugu stranicu, knjigovođa upisuje stanje na stranicu. Ove oznake važne su za integritet procesa.