Kako tvrtka ili organizacija raste, potreba za uspostavom smjernica za nabavu postaje sve važnija. Nabava ili kupnja je upravljanje cjelokupnom potrošnjom na usluge i robu. Kao aspekt cjelokupnog poslovnog upravljanja, to je središnja funkcija koja se izravno odnosi na ograničavanje troškova, smanjenje troškova i povećanje dobiti. Iako većina ljudi nabavu povezuje s velikim tvrtkama i višemilijunskim poslovima, smjernice za nabavu mogu pomoći svakoj tvrtki, velikoj i maloj.
Područje nabave je toliko široko da ga je najbolje podijeliti na različite poslovne procese. Glavne kategorije su: upravljanje dobavljačima, ugovorena roba i usluge, uvjeti plaćanja, pragovi i odvajanje dužnosti. Uz identificiranje različitih poslovnih procesa, tri su stavke koje je potrebno ispuniti kako bi se razvile smjernice za nabavu: uspostaviti organizacijsku strukturu i uloge, implementirati računovodstvene kontrole i definirati odgovornost i odgovornost za procese nabave unutar organizacije.
Standardna metodologija koja se koristi za izradu smjernica za nabavu je stvaranje mape datoteka za smjernice. Unutar ove mape datoteka stvorite zasebnu za svaki od glavnih poslovnih procesa. Kako se smjernice razvijaju, izradite procesne vodiče za različite uloge i odjele uključene u proces. Uključite odjeljak o izvješćima o nadzoru i upravljanju, kao i dokument toka za pregled višeg rukovodstva. Sve smjernice treba pregledati i raspraviti s pogođenim područjima te ih prezentirati višem rukovodstvu na pregled. Nakon prihvaćanja potrebna je obuka za sve korisnike za provedbu smjernica.
Prva stavka koju treba razmotriti su uloge i odgovornosti različitih sudionika u procesu nabave. Identificirajte tko, što, gdje i zašto za svaku transakciju i odredite početnu točku ili aktivnost. Na primjer, kada odjel zahtijeva uredski materijal, tko je odgovoran za ovaj proces? Kako odlučuju s kojim dobavljačem će se obratiti? Koliki je maksimalni iznos koji mogu potrošiti i tko odobrava ovu kupnju? Sva su ova pitanja središnja za razvoj smjernica za nabavu.
Računovodstvo pruža standardnu strukturu za praćenje i upravljanje potrošnjom. Korištenje zahtjeva za kupnju, narudžbenica, ponuda, ugovora i drugih alata za nabavu utječe na računovodstvene funkcije. Tipične računovodstvene kontrole usredotočene su na smanjenje rizika prijevare, dobivanje najbolje vrijednosti za dolar, primanje dogovorenih cijena i uvjeta te odobrenja. Tim se stavkama može upravljati u kompjuteriziranom sustavu, ali ih prvo treba definirati u smjernicama poslovnog procesa.
Odgovornost i odgovornost glavni su pokretač u nabavi. Većina se organizacija usredotočuje na dolarsku vrijednost narudžbenice ili ugovora, ali mogu zanemariti ukupnu potrošnju na određenu robu. Određivanje odgovarajuće pozicije koja će biti odgovorna za pregovore s dobavljačem i obradu narudžbi za kupnju važan je korak u smjernicama za nabavu.