Područje ugostiteljske nabave podskup je šireg područja nabave ili nabave. Ugostiteljska nabava usmjerena je isključivo na kupnju roba i usluga za hotelsku, restoransku i turističku industriju. Ova industrija ima vrlo specifične potrebe koje nisu standard ni u jednoj drugoj industriji. Četiri su primarna aspekta ugostiteljske nabave: nabava izvora, pregovaranje o ugovoru, uvjeti plaćanja i upravljanje krajem životnog vijeka. Iako se ovi pojmovi općenito primjenjuju na sve nabave, oni imaju specifično značenje u ovom sektoru.
Izvor materijala uključuje identifikaciju odgovarajućih dobavljača, izdavanje zahtjeva za prijedloge ili ponude i inspekciju različitih proizvodnih pogona. U ugostiteljskoj industriji, materijali koji se koriste za namještaj i uređaje moraju biti vrlo izdržljivi i dizajnirani da ih koristi širok raspon ljudi. Kvaliteta je problem sa svim proizvodima, ali primarni fokus u ugostiteljskoj nabavi je dugovječnost i zamjena. Na primjer, hotel može kupiti stotine stolica za glavno predvorje. Ovi dizajni moraju biti jedinstveni za lokaciju, ali se mogu lako popraviti lokalno.
Trend prema ekološki prihvatljivim rješenjima predstavlja jedinstven izazov za ugostiteljsku nabavu. Ova industrija zahtijeva visoku stopu prometa za opremu, namještaj, uređaje i potrošne proizvode. Uz problem trajnosti, proizvodi koji se izrađuju u pogonima za masovnu proizvodnju obično imaju velik utjecaj na okoliš, uz raširenu upotrebu neobnovljivih resursa. Iako mnoge tvrtke rješavaju zahtjeve klijenata za ekološki prihvatljivom uslugom smanjenjem količine pranja rublja i drugih usluga, stvarni korišteni materijali ostaju izazov.
Pregovaranje o ugovoru u ugostiteljskoj nabavi ima tendenciju da se usredotoči na dugoročne ugovore za niz lokacija s različitim robnim markama. Na primjer, tipičan hotelski lanac ima četiri do pet različitih brendova koji svi moraju imati jedinstven izgled i dojam. Ugovore dogovara lanac, ali mogu zahtijevati korištenje lokalnih dobavljača ili više jedinstvenih izgleda ili shema boja i dizajna kako bi se zadovoljili različiti zahtjevi.
Uvjeti plaćanja kritični su aspekt ugostiteljske nabave zbog problema s protokom novca koji su uobičajeni u ovoj industriji. Obično su uvjeti prilično velikodušni, a plaćanje se pregovara 90 do 120 dana nakon primitka. Nedavni je trend postotka uvjeta plaćanja ispunjenja ugovora, što stvara bolju ravnotežu plaćanja dobavljačima, dok ugostiteljskoj tvrtki omogućuje upravljanje projektom i vremenskim rasporedom.
Upravljanje krajem životnog vijeka stalni je izazov u ugostiteljstvu. Oprema se općenito zamjenjuje u roku od dvije do tri godine, a može biti i kraće u objektima više klase. Potreba za stalnim osvježavanjem izgleda rezultira nizom proizvoda s korisnim vijekom trajanja nakon zamjene. Kao rezultat toga, mnoge tvrtke su ugradile proces uklanjanja i nadoknade u ugovore o ugostiteljskoj nabavi. Dobavljač je tada slobodan pokupiti opremu, obnoviti i zatim ponovno prodati te artikle drugim tvrtkama ili izravno potrošaču.