Zahtjev za informacijama, ili RFI, uobičajena je poslovna strategija koja je osmišljena kako bi potencijalnim klijentima omogućila prikupljanje podataka o uslugama i podršci koju nude različiti potencijalni pružatelji usluga. Točan format dokumenta varirat će ovisno o vrsti i dubini informacija koje klijent želi dobiti. Često je zahtjev za informacijama jednostavan dokument s pitanjima i odgovorima koji zahtijeva vrlo jednostavne odgovore, omogućujući klijentu da podnese zahtjev više dobavljača i lako usporedi odgovore.
Dok zahtjev za informacijama dijeli neke karakteristike sa zahtjevom za prijedlogom ili RFP-om, kupci obično koriste RFI kao sredstvo za prikupljanje osnovnih podataka u pripremi za odlučivanje koji će dobavljači biti odabrani za primanje poziva za podnošenje službenog prijedloga. Tipični RFI ne pruža mnogo informacija o klijentu, te se više fokusira na opće poslovne prakse, raspon dobara i usluga dostupnih od dobavljača, a ponekad i na standardne objavljene cijene. Nasuprot tome, RFP obično ide dalje od ovih osnovnih informacija, pružajući dodatne podatke o klijentu, tražeći cijene na temelju korištenja količine i pozivajući dobavljače da odgovore rješenjima za specifične potrebe klijenta.
Iz ove perspektive, zahtjev za informacijama može se promatrati kao sredstvo prikupljanja informacija koje se zatim evaluiraju i koriste za određivanje sljedećeg koraka u procesu. Ako je ideja konačno tražiti dobavljače za uspostavljanje dugoročnog ugovornog aranžmana, klijent može poslati RFI više tvrtki koje nude osnovne željene proizvode. Nakon što su svi odgovori primljeni, klijent uspoređuje prednosti svakog odgovora, na kraju sužavajući popis kandidata za RFP na nekoliko odabranih. U tom trenutku, dobavljači koji su uspješno prošli ovu preliminarnu fazu pozvani su da podnesu prijedlog, obično koristeći zahtjev i određeni format koji je dostavio potencijalni klijent.
Zahtjev za informacijama također se može koristiti kao osnovni poslovni proces za procjenu potencijalnih dobavljača tamo gdje dugoročni ugovorni sporazum nije praktičan. U ovom scenariju RFI služi u svrhu identificiranja dobavljača koji nude najkonkurentnije standardne cijene za robu i usluge koje bi klijentu s vremena na vrijeme mogle trebati. Na primjer, lokalna tvrtka može poslati RFI svim lokalnim trgovinama uredskog materijala kako bi saznala koja ima najnižu cijenu općeg uredskog materijala, koja nudi popuste na količinu ako je narudžba veća od određenog iznosa, i koji isporučuje narudžbe sa ili bez naknade za dostavu. Podaci se čuvaju u arhivi, omogućujući malim tvrtkama da donose odluke o tome gdje kupiti uredski materijal kada se ukaže potreba.