Broj platne liste je specifičan podatak koji se koristi u sustavu obračuna plaća tvrtke. Broj omogućuje tvrtki da prati zaposlenike korištenjem broja, a ne imena ili drugog identifikatora. Obično je to interna informacija koju tvrtka stvara koristeći svoj softver za obračun plaća. Tvrtka može stvoriti vlastitu kombinaciju slova i brojeva ili dopustiti softveru da samostalno kreira brojeve. Stvaranje broja treba uključivati brojke koje omogućuju tvrtki da razlikuje zaposlenike samo na temelju broja.
Većina usluga ili softvera za obračun plaća tvrtkama omogućuje stvaranje vlastitog broja plaće za svakog zaposlenika. Zbog ove fleksibilnosti, tvrtka bi trebala razmotriti korištenje opisnog prefiksa za svaku skupinu zaposlenika. Jedna je opcija, na primjer, korištenje tri znamenke ili slova za definiranje odjela. Slova ACC ili brojevi 200 mogu predstavljati računovodstvo; PRO ili 300 može biti odjel proizvodnje. Podgrupe također mogu postojati u tim kategorijama ako tvrtka odluči koristiti broj.
Nakon što tvrtka odluči za prefiks broja plaće, preostali brojevi obično padaju po redu. Na primjer, ACC00001 može biti početna točka za brojeve plaća u računovodstvu. Druga polovica broja može sadržavati onoliko znamenki koliko je potrebno za pokrivanje svih zaposlenika u odjelu. Svaki broj za sve odjele obično ima istu kombinaciju slova i brojeva. Posjedovanje iste veličine kombinacije potrebno je kako bi se izbjegla zabuna u sustavu obračuna plaća.
Odjel ljudskih potencijala često je odgovoran za stvaranje ovog broja. U nekim slučajevima, odjel za ljudske resurse može trebati odobrenje vlasnika ili izvršne uprave prilikom dodjele brojeva. To omogućuje vlasnicima i rukovoditeljima da imaju pravo glasa u informacijama koje se nalaze na platnom spisku. Više rukovodstvo također može imati doprinos o tome kako stvoriti brojeve ili njihovu upotrebu u tvrtki. Odobrenje može biti potrebno i ako tvrtka uspostavlja novi odjel u sustavu obračuna plaća.
Tvrtka koja koristi uslugu outsourcinga plaća možda neće morati kreirati broj plaće. Outsource tvrtka će to učiniti sama na temelju svog sustava obračuna plaća. Tvrtke jednostavno unesu broj platnog spiska koji se podudara s brojem platnog spiska outsource tvrtke. Usluga obračuna plaća rješava većinu zadataka obračuna plaća, dajući im mogućnost i slobodu kreiranja brojeva plaća. Sva korespondencija i informacije o zaposleniku obično zahtijevaju korištenje ovog broja.