Projekt prijedloga uključuje nadmetanje za posao koji treba obaviti za posao. Ovaj posao može biti bilo što, od tiskarskih usluga do građevinarstva. Tvrtke često izdaju zahtjev za ponudu (RFP) slanjem predloška ponude nekoliko tvrtki za koje su zainteresirane da dovrše projekt. Tvrtke koje su pozvane na ponudu biraju hoće li se uključiti u nadmetanje za projekt prijedloga.
Tvrtka koja razmatra davanje ponude mora uzeti u obzir mnoge stvari dok dovršava postupak nadmetanja. Morat će analizirati detalje projekta kako bi procijenili koliko će tvrtku koštati završetak projekta. Taj iznos plus procjena željene dobiti rezultirat će ponudom projekta. Tvrtka može izgubiti projekt s previsokom cijenom ponude, osim ako je ukupna vrijednost dobra. Procjene troškova moraju biti točne, jer će se iznos ponude morati ispoštovati ako tvrtka dobije ponudu za projekt prijedloga.
Postoje radionice i tečajevi pisanja prijedloga dostupni u poslovnim školama i na internetu. Mnogi stručnjaci za pisanje prijedloga preporučuju korištenje jednostavnog jezika i ne produživanje dokumentacije ponude duže nego što bi trebalo biti. Također se smatra korisnim tretirati projektnu ponudu ili ponudu ne kao trošak, već kao ulaganje u projekt. Na primjer, kada odgovara na RFP za instalaciju stroja, ispitanik koji je ponudio ponudu mogao bi spomenuti nešto poput “ulaganje vaše tvrtke u XYZ stroj je samo 2,150 USD, što uključuje redovito održavanje, dopunjavanje i jamstvo.”
Organizacija koja je pozvala na nadmetanje pregledava sve ponude za svoj projekt prijedloga. Vrijednost, odnosno ono što uključuje cijena ponude, treba pomno pogledati. Nakon što se donese odluka o tome koji je pružatelj usluga ili proizvoda pobijedio na nadmetanju, tvrtka obavještava ovu organizaciju. Ostalim ponuditeljima može se poslati ljubazna poruka u kojoj im se zahvaljuje na njihovim prijedlozima.
Ako je tvrtka pozvana da redovito podnosi prijedloge ponuda, može imati vlastiti predložak na kojem će odgovoriti. Neke tvrtke imaju profesionalnog pisca prijedloga u osoblju koji odgovara na zahtjeve za prijedloge kao svoju glavnu poslovnu dužnost. Pisci prijedloga su vrsta copywritera. Autori tekstova koriste uvjerljivu pisanu komunikaciju kako bi uvjerili druge da poduzmu određenu radnju. U slučaju prijedloga projekta, željena radnja se bira kao pobjednička ponuda.