Politika zapošljavanja formalizirani je skup smjernica koje se koriste za davanje informacija o praksama koje tvrtka koristi pri zapošljavanju novih zaposlenika. Ovaj dokument obično uključuje informacije o tome koji su dokumenti potrebni za dobivanje radnog mjesta, koji odjeli se bave zapošljavanjem zaposlenika i koji se kriteriji smatraju prihvatljivim za razmatranje tijekom zapošljavanja. Nema svaka tvrtka službenu politiku zapošljavanja, ali većina velikih ima vrlo jasne dokumente o ovoj temi s informacijama o raznim situacijama. Politika zapošljavanja može se koristiti kako bi se osiguralo da je praksa zapošljavanja poštena i da se svi potencijalni zaposlenici tretiraju jednako. Kako bi se stvorila politika zapošljavanja, sve što treba učiniti je službeno identificirati i zabilježiti način na koji se novi zaposlenici pravilno zapošljavaju, pazeći da uključi sve relevantne pravne informacije.
Izrada politike zapošljavanja obično je posao odjela za ljudske resurse, iako za ovaj dokument mogu biti odgovorne i druge strane. Cilj dokumenta trebao bi biti razjasniti potencijalnim zaposlenicima i drugim relevantnim stranama način odabira zaposlenika. Naravno, za odabir kandidata koji najviše obećavaju uvijek su odgovorni ljudi koji su pogriješili i uvjereni, ali metode na koje se vrši odabir mogu biti pokrivene dokumentom. Na primjer, ako je prva osoba koja razvrstava potencijalne kandidate jedan određeni zaposlenik, a zatim se najbolji odabir iz opće grupe prosljeđuje drugom zaposleniku, tu vrstu informacija treba uključiti u dokument.
Politika zapošljavanja također bi trebala uključivati informacije o tome kakve će se informacije dobiti od bilo kojeg potencijalnog zaposlenika i koje dokumente će se očekivati da će zaposlenik potpisati ako se službeno zaposli. Na primjer, ako se potencijalnim zaposlenicima izvrši kriminalistička provjera ili kreditna provjera, to bi trebalo biti uključeno u politiku zapošljavanja. Broj referenci koje će zaposlenik dati, koje se profesionalne potvrde očekuju i način na koji se te informacije trebaju dostaviti su korisne informacije koje treba uključiti u politiku zapošljavanja.
Iako tvrtka možda nikada neće imati problema s diskriminacijom, još uvijek je važno uključiti informacije o nepoštenoj praksi zapošljavanja u politiku. Čak i ako nijedan zaposlenik nikada ne doživi nepravedan tretman, posjedovanje relevantnih informacija u politici može zaštititi tvrtku od pravnih problema. Također, formaliziranje ovih informacija obavještava strane koje ne poznaju ove zakone da određeni kriteriji nisu relevantni za zapošljavanje.
Prilikom službenog sastavljanja politike, možda bi bilo najbolje informacije razvrstati u kategorije. Informacije o tome kako kandidati mogu pronaći otvorene pozicije mogu se nalaziti u jednom dijelu, dok informacije o tome kako će kandidati koji su odbijeni biti obaviješteni mogu ići u drugom. Mnogi ljudi smatraju da sastavljanje dokumenta u uredan, numerirani popis umjesto paragrafa čini dokument lakšim za čitanje. Ovaj dokument mogu koristiti i zaposleni i neradnici, stoga je najbolje da dokument bude vrlo formalan. U nekim slučajevima pravne osobe se mogu raspitati o sadržaju dokumenta, pa treba dobro razmisliti o tome koji su podaci sadržani u politici.