Politike i procedure su strukturni alati koji određuju kako tvrtka djeluje i kako postiže svoje ciljeve. Politike djeluju kao smjernice određujući što će tvrtka učiniti, a što neće. Postupci su metode koje se koriste za postizanje djela na koja se tvrtka obvezuje i koja koristi kako bi spriječila kršenje pravila koja je postavila. Ovi alati su općenito imovina tvrtke, ali mogu poslužiti kao nedostaci u nekim situacijama kada je potrebna neposredna fleksibilnost.
Da bismo pojednostavili stvari, politike se mogu smatrati granicama tvrtke. Politike osiguravaju tvrtkama sredstva da potvrde svoj identitet i daju sadržaj njihovim ciljevima. Pojedinci mogu koristiti ove smjernice kako bi razvili realna očekivanja od organizacije.
Postupci se mogu smatrati vozilima koja su ostala unutar granica. Ovi alati se koriste da zahtijevaju i diktiraju radnje i odluke. Organizacije općenito imaju politike i procedure u vezi sa svim aspektima svojih poslova. To može uključivati zapošljavanje, odnose s klijentima i računovodstvo. Zajedno, politike i procedure koriste tvrtkama jer pružaju sredstva za ujednačenost.
Bez ovih alata bilo bi teško, ako ne i nemoguće, osigurati da svi u velikoj organizaciji rješavaju iste situacije na isti način. Ovaj nedostatak sigurnosti mogao bi uzrokovati da se tvrtka suoči s širokim rasponom problema, uključujući pravne probleme, nedostatak povjerenja kupaca i neuspjeh. Iako je struktura koju pružaju ti alati općenito korisna, postoje slučajevi kada politike i procedure mogu imati negativne učinke.
Budući da su ovi alati namijenjeni pružanju strukture, često eliminiraju fleksibilnost. Ponekad se mogu pojaviti posebne situacije koje se najbolje rješavaju suprotno uobičajenoj praksi. Možda neće biti dovoljno vremena da se prođe adekvatan proces za dobivanje potrebne dozvole za odstupanje od politike ili postupka koji ometa optimalno rješavanje situacije. Zbog usklađenosti s tim se problemima može loše rješavati.
Politike i procedure tvrtke često se objavljuju. Oni se svi mogu nalaziti unutar jednog dokumenta ili se mogu podijeliti na različite dokumente koje koriste pojedinci na koje se odnose. Na primjer, one politike i postupci koji se odnose na radnike mogu se nalaziti u priručniku za zaposlenike, dok računovodstvene prakse mogu biti navedene u priručniku za odnose s ulagačima. U svakom slučaju, ove informacije obično su široko dostupne članovima osoblja i javnosti.
Iako politike i postupke bira svaka tvrtka i oni možda nisu zakoni sami po sebi, mogu imati pravne implikacije. Ako tvrtka prekrši uvjete koje je navela da usmjerava svoje postupke, može biti tužena zbog kršenja ugovora. To se može dogoditi čak i ako strana koja je pokrenula tužbu nema povijest povezanosti s tvrtkom. Na primjer, podnositelj zahtjeva može tužiti tvrtku zbog kršenja njezine politike zapošljavanja.