Što je Front Office podrška?

Podrška ispred ureda podrazumijeva niz radnih obveza koje su potrebne za nesmetano odvijanje svakodnevnih operacija poduzeća. Ti zadaci često uključuju upućivanje telefonskih poziva kupaca odgovarajućim odjelima, odgovaranje na pitanja klijenata, arhiviranje dokumenata, unos podataka u relevantne računalne softverske programe i obradu financijskih transakcija. Različite vrste poslova podrške u uredu prilagođene su različitim tvrtkama i organizacijama. Medicinski, pravni, obrazovni i predstavni uredi za mala poduzeća imaju jedinstvene odgovornosti, iako je opća svrha pred ureda predstaviti profesionalnu i učinkovitu sliku organizacije javnosti.

Razni poslovi na recepciji uključuju službenike, recepcionere i administrativne pomoćnike. Ovi poslovi obično dolaze s različitim razinama odgovornosti, ovisno o iskustvu i obrazovanju zaposlenika, a povezane dužnosti ponekad se mogu preklapati za osoblje recepcije u malim organizacijama. Službenici datoteka često su odgovorni za vođenje organizirane evidencije o tiskanim dokumentima i unos trenutnih podataka o klijentima u računalne baze podataka ili programe za proračunske tablice. Recepcionari prije svega dočekuju kupce koji ulaze u recepciju i odgovaraju na dolazne telefonske pozive, a obično pozive prebacuju na druge odjele putem višelinijskog telefonskog sustava. Administrativni pomoćnici mogu obavljati ove poslove arhiviranja i usluge korisnicima uz dogovaranje dnevnih rasporeda svog poslodavca i obradu teksta raznih dokumenata.

Ovisno o veličini i resursima određenog poslovanja, osoblje za podršku ureda također može biti odgovorno za neke vrste financijskih transakcija klijenata. Oni mogu obraditi plaćanja kreditnom karticom za proizvode ili usluge i izdavati kupcima svoje potvrde o plaćanju. Neke organizacije koje predaju obradu obračuna plaća mogu zahtijevati od jednog od njihovih službenika za podršku da preuzme gotove čekove od tvrtke za obračun plaća. Taj je zaposlenik ponekad odgovoran za pravovremenu distribuciju čekova ostatku ureda.

Budući da je sustav za podršku ureda važan dio svake organizacije, mnoge tvrtke provode analizu front officea u redovitim intervalima. Ova vrsta studije kontrole kvalitete ispituje učinkovitost, organizaciju i profesionalizam osoblja prednjeg ureda i formulira načine za potrebna poboljšanja. Rezultati analize front officea ponekad tvore osnovu za promaknuće i odluke o povećanju plaća za djelatnike ureda. Osoblje za podršku front officea koje dobije pozitivne kritike iz analize obično je ono koje je u stanju dobro komunicirati s klijentima, raditi zajedno kao tim i obavljati svoje dužnosti s malo grešaka, ako ih uopće ima.