Općenito, upravljanje zalihama odnosi se na metodu kojom poduzeća rukuju materijalnim resursima i materijalima kako bi bili sigurni da su resursi lako dostupni za korištenje. Zalihama se općenito upravlja pomoću sustava popisa papira ili sustava omogućenog računalnim softverom. Korištenjem sustava upravljanja zalihama, kućanstvo može očekivati da će imati potrebne zalihe pri ruci dok poduzeće može učinkovitije koristiti resurse kako bi ostvarilo prihode.
Najjednostavniji oblik upravljanja zalihama je tiskana metoda kojom se vodi popis materijala koji se redovito koristi. Kada se artikli unesu, dodaju se na popis. Kada zalihe ponestane, kupuje se za nadopunu materijala. Na taj se način u svakom trenutku može osigurati tekući popis najvažnijih materijala. Ovaj jednostavan oblik upravljanja zalihama je od pomoći tako da se materijali mogu kupiti u pogodnom trenutku kada su cijene niske i ništa kritično nikad ne ponestane.
Drugi popularan oblik upravljanja zalihama je sustav upravljanja zalihama koji se temelji na računalnim softverima. Kako se zalihe gomilaju, računalni sustav upravljanja zalihama može se koristiti za praćenje velikih količina proizvoda i materijala. Kad god se pojedini materijal unese ili napusti inventar, softver za upravljanje zalihama vrši prilagodbe kako bi odgovarao tim aktivnostima.
Računalni sustav inventara također je od pomoći za procjenu troškova povezanih s korištenjem materijala u velikim razmjerima. Kada je povezan sa središnjim računovodstvenim sustavom, računalni softver za inventar može lako izračunati prosječnu cijenu po jedinici. Računalna metoda inventara također izvještava o prosječnom prihodu ostvarenom kada se materijali koriste za proizvodnju robe koja se kupuje i prodaje.
Najvažniji razlog zbog kojeg se koriste sustavi zaliha je praćenje zaliha kako bi se problemi s zalihama mogli brzo identificirati. Ako su materijali u velikoj potražnji, sustav zaliha omogućit će organizaciji da bude strateški u pogledu rukovanja materijalima, planiranja kupnje kako bi zalihe bile pri ruci i smanjenja otpada materijala. Osim toga, mnoge su organizacije dužne voditi tekući popis robe za potrebe poreza i osiguranja.
Imati sustav upravljanja zalihama koji dobro funkcionira ovisi o veličini organizacije i vrsti materijala koji se treba pratiti. Dok jednostavna metoda popisa može dobro funkcionirati za male tvrtke; za velike organizacije s velikim brojem zaliha, dijelova ili materijala pri ruci, možda će biti potreban računalni sustav inventara kako bi se pratila potražnja. Bez jasnog sustava za održavanje razine zaliha stabilnom, mogu se pojaviti problemi koji mogu biti skupi i nezgodni.