Platni račun je bankovni račun koji se izdvaja u svrhu upravljanja svim isplatama koje su povezane s platnim spiskom poslodavca. Sredstva se prenose na račun s drugih poslovnih računa u svrhu financiranja platnog spiska, izdvajanja sredstava za plaćanje poreza poslodavca i eventualnih zadržavanja na plaćama zaposlenika, te isplate plaćanja u obliku elektroničkih prijenosa ili papirnatih čekova. Obično se preporučuje vođenje zasebnog bankovnog računa za potrebe obračuna plaća, jer to čini proces praćenja aktivnosti u glavnim računovodstvenim knjigama mnogo jednostavnijim.
Uz pružanje organiziranih sredstava za provedbu transakcija koje su povezane s platnim spiskom, račun za plaće također olakšava određivanje koja je od tih transakcija uspješno obavljena. Isplate plaća, bilo u obliku papirnatog čeka ili prijenosom salda na račun platne kartice zaposlenika, mogu se lako identificirati, što olakšava praćenje datuma početne transakcije i kada je ta transakcija knjižena na račun. To omogućuje osoblju na platnom spisku da u stvarnom vremenu brzo utvrdi koje su isplate izvršene, a koje još nisu.
Dok se održavanjem računa plaća može upravljati korištenjem osnovne knjige obračuna plaća i registra čekova, mnoge tvrtke danas koriste softver za obračun plaća. Softverski paketi ovog tipa čine proces obračuna plaća, uključujući primjenu plaćanja prekovremenog rada za zaposlenike po satu i zadržavanje poreza, jednostavnim procesom. Dodatno, softver se može koristiti za automatizaciju procesa obavljanja elektroničkih prijenosa sredstava s računa plaća na bankovne račune zaposlenika. Mnogi od ovih paketa također su sposobni za slanje elektroničkih plaćanja poreznim agencijama, kao i za prijenos sredstava na određene račune u situacijama u kojima je bilo koji zaposlenik trenutno pod nalogom za zaplenu ili trajnom nalogom kao što je plaćanje alimentacije.
Zajedno s uobičajenijom definicijom platnog računa kao bankovnog računa koji se koristi samo za potrebe obračuna plaća, izraz se također odnosi na račun koji je otvoren kod nacionalne porezne agencije, kao što je Internal Revenue Service u Sjedinjenim Državama ili Kanadska porezna uprava Agencija. Ovaj račun služi kao odredišna točka za bilo koju aktivnost na obračunu plaća koju je prijavila određena tvrtka. Aktivnost relevantna za račun uključuje ukupnu isplatu plaća i plaća, iznos obustave po odbitku za svakog zaposlenika, te raščlambu poreza i drugih oblika zadržavanja koji su obavljeni u ime zaposlenika. U ovoj aplikaciji, račun na plaće također prati iznos poreza na plaću koje duguje samo poduzeće i primjenjuje uplate na taj iznos kako se sredstva primaju od poduzeća.