Svaki poslodavac, veliki ili mali, mora osigurati periodičnu isplatu plaća, provizija i plaća svojim zaposlenicima. Složen posao u Sjedinjenim Državama, priprema platnog spiska poduzeća sastoji se od niza različitih zadataka, uključujući provjeru naknade zaposlenima, izračun poreza na dohodak i plaće koji se odbijaju od plaće te izračun drugih iznosa koji se odbijaju . Iako je naizgled svakodnevni zadatak čiji osnovni elementi ostaju nepromijenjeni iz tjedna u tjedan, priprema plaće je apsolutno kritičan element uspjeha svakog poduzeća, jer problemi s platnim spiskom dovode do dramatičnog pada morala zaposlenika.
Prvi element pravilne pripreme platnog lista je određivanje iznosa koji će svaki zaposlenik biti plaćen. Zaposlenike na plaću najlakše je isplatiti jer svaki tjedan dobivaju isti iznos. Zaposlenici po satu općenito bilježe vrijeme početka i završetka rada na sustavu za mjerenje vremena, a ti zapisi se koriste za obračun njihove plaće. Kompliciran čimbenik u obračunu plaće po satu je prekovremeni rad, koji se plaća samo zaposlenicima po satu, ali po višoj stopi od njihove redovne plaće. Namještenici obično se plaćaju na temelju njihove prodaje, što zahtijeva da se relevantni podaci o prodaji za svakog prodavača na vrijeme dostave odjelu za obračun plaća. Izračuni provizije mogu biti komplicirani kada prodavači rade zajedno na prodaji i dijele proviziju, kao i zbog različitih stopa provizije za različite proizvode.
Neki poslodavci također dodaju plaću svojim zaposlenicima, u obliku bonusa, regresa, regresa za godišnji odmor i naknade za bolovanje, koji su oporezivi, te naknade troškova poslovanja, koji općenito nisu oporezivi. Ostale prilagodbe plaća zaposlenika koje se mogu obraditi putem platnog spiska su nadoknada troškova selidbe i isplata naknade za automobil i benzin. Također su napravljeni različiti aranžmani kako bi se regulirala naknada plaćenim prodavačima kako bi im se pomoglo u suočavanju s ekstremima visokih i niskih periodičnih plaća koje karakteriziraju naknade plaćenim prodavačima.
Nakon što se utvrdi dohodak za svakog zaposlenika, moraju se izračunati odbitci i odbici. Porezi na plaće za socijalno osiguranje, Medicare, nezaposlenost, invalidnost i naknadu radnika moraju se zadržati od svake plaće koja je podložna zakonskim zahtjevima i ograničenjima, a porez na dohodak mora se zadržati od plaće svih zaposlenika čija plaća prelazi zakonski prag. Dobrovoljni odbici kao što su premije zdravstvenog osiguranja, doprinosi na mirovinske štedne račune, fleksibilni računi potrošnje i druge stavke također se moraju izračunati. Važan element pripreme obračuna plaća je odrediti koja se usklađivanja, bilo da se radi o odbitcima ili dodacima, odvijaju prije obračuna i odbitka poreza na dohodak, a koja se događaju nakon toga. Pogreška u donošenju ove odluke mogla bi dovesti do problematičnih poreznih posljedica za zaposlenika.
Nakon što je platni spisak u potpunosti pripremljen, mora se obraditi. Obrada i proizvodnja plaće postali su visoko automatizirani proces u Sjedinjenim Državama, s mnogim platnim spiskovima koje obrađuju izvođači trećih strana. Bilo da se radi u kući ili od strane izvođača treće strane, proces generira pojedinačne papirnate plaće, kao i izravne depozite na bankovne račune zaposlenika. Osim toga, priprema obračuna plaća uključuje izradu detaljnih i zbirnih izvješća za polaganje iznosa potrebnih za pokriće čekova i izravnih depozita, kao i za porezna i druga plaćanja odgovarajućim državnim agencijama ili nositeljima osiguranja. Oni koji su odgovorni za pripremu obračuna plaća te podatke moraju dostaviti poslodavcu, odjelu za financije ili račune, čiji je posao osigurati da sredstva za isplatu zaposlenika budu dostupna i pravilno položena. Obrada obračuna plaća također uključuje prikupljanje podataka potrebnih za periodične financijske izvještaje tvrtke i za izradu poreznih izvještaja zaposlenika na kraju godine. Svaki platni spisak je jedinstven i mora biti pravilno i temeljito pripremljen prije nego što se može obraditi, bilo u kući ili od strane treće strane.