Voditeljica nabave nadzire sve aspekte nabavnih operacija svoje tvrtke. Ona općenito daje konačno odobrenje onoga što svaki odjel kupuje za održavanje svakodnevnih operacija. To može uključivati male akvizicije poput spajalica do velikih kupnji kapitalnih dobara, kao što su vozila, teška oprema te proizvodni strojevi i alati. Zahtjevi za nabavu također redovito uključuju nematerijalne kupnje kao što su ugovori s dobavljačima i uslugama. Operativni troškovi, uz troškove održavanja i popravaka, također često zahtijevaju ovlaštenje ove osobe.
Kada razmatra zahtjeve za kupnju, voditelj nabave općenito mora uzeti u obzir niz čimbenika. Osim jednostavnih proračunskih ograničenja, ona mora uzeti u obzir prijašnji učinak odjela i jesu li ispravno i učinkovito koristili sredstva koja su odobrena. Ona obično mora analizirati potrebe umjesto želja i razmotriti dugoročne posljedice svojih odluka da odobri ili odbije zahtjeve za kupnju. Kad god dođe do uskraćivanja sredstava, voditeljica nabave obično mora opravdati svoju odluku.
Na temelju zamršenosti mnogih zahtjeva, funkcija voditelja nabave često zahtijeva sposobnost preciznog tumačenja ugovora i određivanja njihovih dugoročnih ili manje očitih implikacija. Dobro poznavanje ugovornog prava može biti od velike pomoći, kao i poznavanje ugleda uključenih tvrtki i subjekata. Osoba na ovoj poziciji uzima u obzir činjenice kao i nejasnije implikacije pri donošenju odluka o financijskoj dodjeli.
Ovisno o prirodi posla, osoba na ovoj poziciji možda će morati uzeti u obzir mnoge čimbenike zahtjeva za nabavu. Ta pitanja mogu uključivati pregled različitih razreda i vrsta traženih materijala kako bi se utvrdilo koji su izbori najisplativiji bez ugrožavanja kvalitete. Analiza trendova cijena koji mogu utjecati na vrijeme kupnje također može biti dio posla, kao i revizija nacionalnih i regionalnih politika i postupaka koji bi mogli utjecati na odluke o nabavi.
Ako voditelj nabave radi za tvrtku s brojnim podružnicama ili podružnicama koje djeluju pod zajedničkim korporativnim ovlastima, može biti potrebna masovna kupnja ili kupnja u suradnji. To bi zahtijevalo od voditelja nabave da se posavjetuje s voditeljima odjela kako bi utvrdio bi li vrlo velika kupnja robe ili usluga bila unosna. Ona također može komunicirati s ključnim osobljem o alternativama u kupnji koje mogu uštedjeti novac. Te opcije mogu uključivati korištenje recikliranih materijala ili alternativnih izvora energije koji bi mogli predstavljati uštede u obliku otpisa poreza ili rabata koji nadoknađuju početno veće troškove kupnje.
Zahtjevi za mjesto voditelja nabave razlikuju se od tvrtke. Općenito govoreći, od pomoći je obrazovanje i obrazovanje na razini računovodstva, uz izvrsno razumijevanje računovodstvenih metoda nabave. Općenito nije potrebna nikakva druga specijalizirana obuka ili obrazovanje. Najvažnije razmatranje je provjerljiva pozadina diskrecijske kupnje koja pokazuje dobru prosudbu i fiskalnu odgovornost.