Upravljanje narudžbenicama je interna poslovna računovodstvena funkcija. Tvrtke koriste proces kupnje za stjecanje zaliha, operativne imovine i drugih predmeta potrebnih za proizvodnju dobara ili usluga. Narudžbenice predstavljaju interni dokument koji daje posebna ovlaštenja za kupnju različitih resursa. Veće tvrtke obično imaju bolje definiran proces narudžbe od manjih poduzeća. Velike tvrtke kreiraju politike upravljanja narudžbenicama kako bi osigurale da zaposlenici slijede standardne operativne procedure za ovaj proces.
Vlasnici poduzeća obično određuju ovlaštenje za narudžbe određenim pojedincima u poslovanju. Vlasnici tvrtki, direktori i menadžeri na izvršnoj razini često dopuštaju operativnim menadžerima da odobre narudžbenice za njihov odjel. Narudžbenice za značajne iznose u dolarima, kao što je nekoliko tisuća dolara, jedine su narudžbe za koje je potrebno ovlaštenje izvršne vlasti. Vlasnici poduzeća i izvršni menadžeri delegiraju ovu mogućnost kako bi osigurali da se poslovanje tvrtke može nastaviti bez pretjeranog nadzora.
Tvrtke mogu koristiti sustav upravljanja narudžbenicama koji zahtijeva pregled nekoliko dobavljača ili dobavljača. Ovaj zahtjev osigurava da tvrtka dobiva najniže moguće troškove za ekonomske resurse. Proizvodne, proizvodne i građevinske tvrtke obično koriste sustav narudžbe za ponudu/predlog. Sustav ponude/predloga omogućuje dobavljačima i dobavljačima da prezentiraju poduzeću specifične informacije koje se odnose na kupnju ekonomskih resursa. Dobavljači i dobavljači će navesti trošak za svaku stavku, dostupan proces isporuke i vrijeme potrebno za dovršetak svih usluga navedenih u ponudi/ponudi. Ovaj proces ublažava tvrtku od velike količine rada u vezi s akvizicijom ekonomskih resursa.
Velike tvrtke često imaju odjel za nabavu koji je isključivo odgovoran za stjecanje resursa. Ovaj odjel preuzima ovlaštenu narudžbu i šalje je prodavaču ili dobavljaču. Odjel nabave provjerava dostupnost robe kako bi osigurao da prodavač može ispuniti sve ugovorne obveze na narudžbenici. Naknadna pitanja ili izmjene narudžbenice mogu se poslati operativnom upravitelju na njegovo odobrenje. Odjel nabave jednostavno je posrednička funkcija koja upravlja procesom naručivanja u sustavu upravljanja narudžbenicama.
Nakon što su roba ili usluge primljene ili dovršene, prodavači i dobavljači poslat će tvrtki fakturu za traženje plaćanja. Time započinje završni proces sustava upravljanja narudžbenicama. Račun pregledava računovodstvena služba tvrtke. U računovodstvenom odjelu, obveznici plaćanja su odgovorni za pregled dokumentacije narudžbenica i isplatu. Mnoge tvrtke koriste trosmjerni sustav podudaranja. Računovodstveni službenici će pregledati interni nalog za kupnju u odnosu na zaprimljene papire i fakture dobavljača. Tvrtke će isplaćivati samo kada se sva tri dokumenta poklapaju. Računovodstveni će službenici unijeti podatke u računovodstveni softver tvrtke, ispisati ček i ovlašteni potpisnik potpisati isplatu dobavljaču.