Razvijanje razumijevanja svrhe izvješća o analizi nedostataka obično je prvi korak u pisanju korisnog dokumenta. Izvješće o analizi jaza ispituje jaz između trenutnog stanja poduzeća i njegovih ciljeva. Ove informacije mogu pomoći organizaciji da nacrta plan za postizanje ciljeva. Izvješće o analizi nedostataka također pregledava povijest subjekta kako bi se utvrdilo kako je dosegao svoj trenutni status. To može pomoći planerima da odrede koje su metode najpoželjnije za poboljšanje.
Primarni cilj pisanja izvješća o analizi nedostataka obično je pokazati razumijevanje utjecaja svakog elementa u organizaciji. Ovo je učinkovit način za pronalaženje pojedinaca, odjela i aktivnosti koji ometaju postizanje organizacijskih ciljeva. Iako može biti korisno promatrati koliko dobro neki element organizacije funkcionira sam po sebi, opća je svrha utvrditi kako svaki od ovih dijelova utječe na cjelokupnu operaciju.
U većini slučajeva izvješće o analizi nedostataka sastavlja tim. Djelomično je to zbog obima posla koji je potreban da bi se napravila temeljita analiza. To je također dobar način da se osigura da izvješće ne odražava stajalište jedne osobe. Informacije za izvješća o analizi nedostataka mogu se prikupiti putem intervjua, anketa i pregleda zapisa poput onih u područjima financija i ljudskih resursa.
Jedan od ključnih elemenata izvješća o analizi nedostataka je izjava o problemu. Ovo je sažetak najhitnijih problema koji sprečavaju organizaciju da ostvari svoje ciljeve. Ova pitanja bit će uključena u plan kako bi se pružila početna točka za poboljšanje.
Nakon prikupljanja informacija, može se napraviti plan za zatvaranje jaza između trenutnog i željenog stanja organizacije. Neke od stvari koje bi se mogle uzeti u obzir pri izradi ovog plana uključuju potrebna sredstva, kao što su novac, vrijeme i ljudi. Plan bi također mogao opisati koji su alati ili drugi materijali potrebni i eventualno kako se mogu nabaviti.
Izvješće o analizi nedostataka također će obično opisati koji proces treba slijediti da bi organizacija postigla svoje ciljeve. To može uključivati vremenske rokove, rokove i metriku za mjerenje uspjeha. Analiza će također često uključivati mjerila za određene ciljeve kako bi napredak bio ujednačen i dosljedan.
Neke organizacije upotrijebit će drugu vrstu analize kako bi odredile koje korake poduzeti kako bi zatvorile jaz. Ovo je ispitivanje snaga, slabosti, prilika i prijetnji (SWOT) koje su povezane s određenim poduzećem i naziva se SWOT analiza. Razumijevanjem ovih općih atributa tvrtke i razloga za nedostatak, može se napraviti sveobuhvatan plan za napredak.