Kongresni centar je zgrada ili skupina zgrada dizajniranih, u većini slučajeva, za potrebe održavanja sastanaka, skupova ili seminara. Također se može prilagoditi određenim događajima, kao što su nastupi poznatih govornika ili glazbenika. U nekim slučajevima, sastanci ili drugi događaji održavaju se u centrima ili zgradama koje nisu posebno dizajnirane za konvencije, ali dovoljno velike da prihvate sudionike.
Poslovni kongresi i seminari mogu se održavati u kongresnom centru koji je pogodan za sudionike. To može još uvijek biti udaljenost od rodnog grada sudionika, ali planeri događaja nastoje pronaći mjesto koje uključuje najmanju količinu putovanja za sve prisutne. Ako se kongresi održavaju tijekom nekoliko dana ili nude više seminara, centar može biti pridružen smještaju, tako da ljudi koji pohađaju ne moraju uzimati u obzir dodatne putne troškove. Ponekad oni koji sudjeluju na konvenciji moraju platiti pristojbu koja uključuje pristojbe za smještaj.
Kongresni centar može se odabrati zbog njegovog položaja u odnosu na druge atrakcije. U SAD-u postoji mnogo ovih centara u popularnim turističkim područjima, uključujući Anaheim, San Francisco, New York i Floridu. Postoje i mnogi kongresni centri izvan zemlje smješteni na prekrasnim otocima na Karibima koji privlače veliki broj posjetitelja. Kongresi za grupe poslovnih ljudi, znanstvenika ili drugih mogu biti smješteni na atraktivnom mjestu kao način da se pobjegnu s posla i opuste na nekoliko dana.
Kongresni centar također može biti povezan sa sveučilištem, osobito ako je konvencija znanstvene prirode. Sveučilišta su općenito blizu smještaja ili mogu osigurati smještaj u kampusu za konvencije za noćenje. Sveučilišta često koriste svoje velike zgrade za konvencije jer time ostvaruju malu dobit. To može pomoći u smanjenju školskih troškova za učenike. Kongresi na sveučilištima često studentima daju priliku za rad vikendom ili priliku da prisustvuju konvenciji uz mnogo niže troškove.
Budući da kongresi ili skupovi mogu trajati cijeli dan ili dulje, neki osiguravaju hranu i trebaju pristup kuhinjama. Kongresni centar može osigurati pristup kuhinji ili barem hladnjaku za ugostitelje kako bi se hrana mogla pripremiti ili poslužiti. Drugi centri ne pružaju takve pogodnosti, pa ako netko rezervira kongresni centar, pametno je raspitati se o objektima za kuhanje.
Noviji kongresni centri također mogu pružiti bežični pristup internetu, bilo za seminare ili za one koji nisu od kuće kako bi ostali u kontaktu sa svojim voljenima. Ako je centar vezan uz hotel, u hotelu može biti dostupan i pristup internetu. Telefonski pristup internetu može biti skup, ovisno o pravilima hotela. Centar također može ponuditi raznovrsnu opremu za razne vrste poslovnih sastanaka. Grafoprojektori, slajdovi, standardni projektori, veliki stolovi u stilu “sala za sastanke” i pristup opremi ozvučenja mogu se iznajmiti za konvenciju ili se mogu ponuditi kao dio standardnog paketa prilikom rezervacije centra.