U većini velikih organizacija, odjel nabave odgovoran je za stvaranje i održavanje popisa preferiranih dobavljača. Ovaj se popis dostavlja odjelima i službenicima za nabavu kako bi se pomoglo u aspektu naručivanja nabave ili nabave. Primarna svrha ovog popisa je pomoći kupcima u odabiru dobavljača koji su završili temeljit postupak pregleda.
Proces koji je potreban za dodavanje dobavljača na popis preferiranih dobavljača razlikuje se ovisno o organizaciji. Obično je potrebno vrijeme i vrsta pregleda određuju dolarska vrijednost robe. Većina tvrtki ima popis roba koje moraju redovito kupovati. Umjesto da izdaju zahtjev za ponudu (RFP) i odaberu jednog dobavljača, oni osoblju daju popis željenih dobavljača.
Kao minimum tijekom ovog procesa pregleda, identificira se pravni naziv i adresa dobavljača, zajedno s poreznim brojevima, robom koju nudi ili uslugama. Mnoge tvrtke koriste usluge ocjenjivanja, kao što su Dunn i Bradstreet ili tvrtke za ocjenjivanje specifične za industriju, kako bi potvrdile legitimnost tvrtke i utvrdile postoje li poznati problemi s tvrtkom.
U većini tvrtki dovršava se temeljita provjera dobavljača prije nego što se doda na popis preferiranih dobavljača. Prvi korak u ovom procesu je podnošenje ispunjenog obrasca zahtjeva od strane dobavljača. Potrebne informacije mogu uključivati kopiju financijskog izvješća, količinu proizvedenog materijala, izvore dijelova, sindikalne pripadnosti i popis rukovoditelja tvrtke.
Ove informacije pregledavaju službenici za nabavu, koji su odgovorni za njihovu točnost. Osim ovog prikupljanja informacija, mnoge tvrtke zahtijevaju inspekciju mjesta. Tijekom ovog procesa, član odjela nabave detaljno obilazi objekte, sastaje se s osobljem i pregledava postupke osiguranja kvalitete.
Nije neuobičajeno da tvrtke svake tri do pet godina ponovno procjenjuju popis preferiranih dobavljača. Svrha inspekcije je pregledati sve promjene u postupcima, dobavljačima i drugim relevantnim informacijama. Ako se kvaliteta proizvoda tvrtke smanji, može se ukloniti s popisa.
Odgovornost osoblja za nabavu je da upravlja i prati rad dobavljača. Izvješća o nabavnim aktivnostima, fakturama, izdanjima i pošiljkama često se prikupljaju na tromjesečnoj osnovi i pregledavaju. Kontinuirana predanost upravljanju dobavljačima smatra se najboljom praksom u organizaciji nabave.