Funkcionalna analiza posla (FJA) je sustav koji je osmislilo Ministarstvo rada SAD-a 1940-ih za određivanje svih elemenata posla i njihovu evaluaciju, rangirajući njihovu važnost za posao. Mjeri utrošeno vrijeme i prirodu interakcije sa stvarima, podacima i ljudima. Dobra funkcionalna analiza posla također mjeri kvalitetu potrebnih instrukcija i nadzora, kao i količinu obuke koja je potrebna za adekvatno obavljanje posla.
Sveobuhvatnost funkcionalne analize posla čini je primjenjivom na bilo koji posao u organizaciji. Na primjer, FJA proizvodnog radnika u tvornici bi zabilježio vrijeme provedeno na postavljanju strojeva i rukovanju njima. S druge strane, FJA bi se usredotočio na vrijeme premještanja i rukovanja predmetima za otpremu. Mjere se i prosječne količine vremena posvećenog stalnoj obuci i rutinskoj interakciji s nadređenima. Neki FJA mogu biti vrlo zahtjevni, s monitorima koji koriste štoperice kako bi odredili točnu količinu vremena potrebnog za obavljanje određenih zadataka.
Stručnjaci za ljudske resurse provode FJA i koriste rezultate u donošenju širokog raspona odluka, od razine osoblja do naknada. FJA su također od neprocjenjive važnosti pri donošenju drugih upravljačkih odluka, kao što su reorganizacije i konsolidacije. Važno je imati na umu da funkcionalna analiza posla ocjenjuje sam posao, a ne osobu na poslu. Dobra funkcionalna analiza posla, međutim, neprocjenjiva je pomoć u ocjenjivanju zaposlenika, prema teoriji da se mora znati što posao podrazumijeva prije nego što se može utvrditi koliko ga je zaposlenik dobro obavio.
Funkcionalne analize poslova mnoge organizacije koriste kao prvi korak u pripremi opisa poslova. Temeljita funkcionalna analiza posla uključuje ljestvice koje mjere stvarne funkcije posla, kao i mentalne procese koji ih prate, kao što su razmišljanje i jezik. Međutim, to nisu jedini elementi posla. FJA također mjeri ljudske interakcije uključene u izvedbu posla i obuku potrebnu za dobro obavljanje posla. Prikupljanje svih ovih podataka vrlo je korisno u regrutiranju novih talenata.
Dužnosti i odgovornosti povezane s mnogim poslovima mogu se promijeniti tijekom vremena, čak i ako nazivi poslova ostanu isti. Na primjer, mnogi tradicionalni uredski poslovi dramatično su se promijenili u drugoj polovici 20. stoljeća zbog automatizacije ureda koja je kulminirala kompjuterizacijom. Analize koje opisuju ove poslove pokazale bi promjene koje su doživjele u mnogim područjima i poboljšale bi sposobnost poslodavca da njima upravlja. FJA-e stoga treba povremeno pregledavati i ažurirati.
Mnogi poslovi uključuju tehničke ili profesionalne vještine i sposobnosti. Stoga, ako radno mjesto nije upražnjeno, stvarnu provjeru i ocjenu svakog pojedinog posla najbolje obavljaju djelatnici i nadzorno osoblje. Uključenost stručnjaka za ljudske resurse u ovoj fazi procesa FJA često je ograničena na nadzor i usmjeravanje.
Stvarna analiza je faza u procesu u kojoj se neke pretpostavke osporavaju, posebno u pogledu kreditnih ili akademskih zahtjeva. Ovo je također faza u kojoj menadžment mora razmotriti mogućnost obavljanja posla osobama s invaliditetom. U SAD-u je legalno odbijati kandidate za posao na temelju invaliditeta, ali poslodavci koji to učine trebali bi biti u mogućnosti dokumentirati da takvo uskraćivanje odražava kandidatov nedostatak bona fide stručne kvalifikacije (BFOQ). Bez takve dokumentacije poslodavci se mogu suočiti sa značajnim pravnim izazovima.
Prije informatizacije, glavna vještina mnogih uredskih radnika bila je rad s pisaćim strojem, alatom koji je, u usporedbi s modernim računalima, imao ograničene prednosti. Iste vještine tipkovnice i dalje su potrebne za rad s računalima, ali temeljna baza znanja potrebna za stvaranje smislenog radnog proizvoda značajno se proširila. FJA kvantificira količinu vremena koje radnik provodi na računalu, diferencirajući zadatke kao što su obrada teksta, proračunske tablice, prezentacije i druge funkcije. Poznavanje ovih informacija ključno je za uspješno zapošljavanje.
Promjene u tijeku rada u tvornici također mogu imati značajan utjecaj na radna mjesta proizvodnih radnika. Promjene u načinu pakiranja ulaznih sirovina, na primjer, mogu povećati ili smanjiti količinu vremena dovođenja tih sirovina u radni tok. Ako takve izmjene štede vrijeme, dobri menadžeri često će dodijeliti vrijeme negdje drugdje. Menadžeri koji prate tijek rada svojih odjela pomoću FJA i privremenih opažanja općenito će upravljati njima učinkovitije.