Životni ciklus projekta je proces odvođenja projekta od faze koncepcije do završetka. U životnom ciklusu projekta postoji mnogo koraka i, ovisno o vrsti projekta, neki mogu potrajati znatno dulje od drugih. Obično postoji voditelj projekta koji je odgovoran za ukupni uspjeh projekta. Tu su i različiti stručnjaci iz funkcionalnih područja koji su dodijeljeni kao članovi tima koji su odgovorni za ispravnu provedbu određenih aspekata projekta.
Prvi korak u životnom ciklusu projekta je identificiranje potrebe. Ovaj početni korak definira projekt i kakav će biti željeni rezultat. Dodjeljuje se voditelj projekta i izrađuje se okvirni rok za završetak projekta. Ako financiranje nije osigurano, podnosi se poslovno opravdanje i zahtjevi za financiranjem. Također se mogu održati sastanci na kojima će se odlučiti kako će se mjeriti prekretnice projekta i tko će biti odgovoran za svaki korak životnog ciklusa projekta.
Drugi korak u životnom ciklusu projekta je planiranje. Iako je plan najviše razine dostavljen tijekom početne faze, detaljna prekretnica i planovi izvršenja definirani su tijekom faze planiranja. Svaka isporuka je navedena zajedno s očekivanim datumom završetka. Ako postoji više ovisnosti, kao što je zadatak jedan mora biti dovršen prije nego što zadatak drugi može započeti, često se razvija Ganttov grafikon tako da svi članovi tima znaju tko je za što odgovoran.
Treći korak u životnom ciklusu projekta je izvedba. Ovo je faza u kojoj se svi planovi provode u djelo. Svaki član tima nastavlja sa svojim potrebnim zadatkom, dok voditelj projekta nadgleda kako bi se osiguralo da svi slijede raspored. Voditelj projekta također prati prekretnice s obzirom na proračune kako bi osigurao da je svaka prekretnica dovršena prema proračunu. Ako je određeni zadatak ugrožen, voditelj projekta će surađivati s članovima tima na dodavanju dodatnog osoblja ili novca kako bi cijeli projekt mogao ostati prema planu.
Posljednji korak u životnom ciklusu projekta je zatvaranje. Tijekom ove faze završavaju se pojedinačni zadaci i cijeli se projekt predaje na odobrenje. Ako je projekt bio nešto konkretno, kao što je lansiranje novog proizvoda ili stvarna izgradnja, zatvaranje također uključuje isporuku proizvoda krajnjem kupcu. Članovi tima su oslobođeni svojih projektnih dužnosti i dopušteno im je da se vrate na svoje uobičajene poslove, a voditelj projekta podnosi konačno izvješće u kojem navodi kako je tim prošao u pogledu vremenskih rokova i proračuna. Izvješće će često uključivati prijedloge kako poboljšati buduće projekte na temelju iskustava iz trenutnog projekta kako bi sljedeći voditelj projekta znao što je dobro funkcioniralo, a što nije.