Prvi korak u pisanju izvješća o analizi snaga, slabosti, prilika i prijetnji (SWOT) je izrada kratkog sažetka projekta u korist pojedinaca koji možda nisu upoznati s njim. Zatim biste trebali ispitati snage i slabosti povezane s projektom – svi postojeći sustavi, resursi tvrtke i svi drugi interni čimbenici koji bi mogli biti korisni za projekt trebali bi biti uključeni u izvješće o SWOT analizi, s popratnim objašnjenjima. Proučite sve vanjske čimbenike koji bi mogli utjecati na ishod projekta, kao što je trenutna gospodarska klima, i navedite ih pod prilikama i prijetnjama. Zatvorite izvješće o SWOT analizi s preporukama o tome kako maksimizirati snage i prilike uz minimiziranje slabosti i prijetnji u konkretnom akcijskom planu.
Uvod u izvješće SWOT analize trebao bi ilustrirati projekt i kako on može biti koristan za poslovne ciljeve tvrtke. To će vam omogućiti da odredite je li projekt vrijedan sesije strateškog planiranja. Ako je projekt već predložen, uvod treba biti što kraći, naglašavajući samo ključne točke projekta.
U okviru prednosti identificirajte sve unutarnje čimbenike koji se pokažu korisnima za projekt. Ako je tvrtka trenutno tržišni lider za određeno dobro, na primjer, ispitajte kako bi se popularnost proizvoda mogla iskoristiti za povećanje šansi za uspjeh projekta. Na isti način, identificirajte sve moguće slabosti svojstvene timu koje bi mogle ugroziti uspješno izvršenje. Ako je tvrtka etablirana robna marka samo u jednoj regiji, na primjer, nedostatak izloženosti u drugim područjima mogao bi biti štetan za projekt šireg dosega.
Dio mogućnosti izvješća o SWOT analizi trebao bi detaljno opisati sve vanjske čimbenike koji bi mogli potaknuti projekt na višu razinu uspjeha. Ako proizvod odgovara određenim sezonskim potrebama, njegova prodaja tijekom tog određenog doba godine mogla bi maksimizirati povrat projekta. Pojedinci koji doživljavaju iznenadni procvat popularnosti mogu se koristiti kao glasnogovornici proizvoda. S druge strane, dio prijetnji trebao bi identificirati vanjske okolnosti koje bi mogle ometati uspjeh. Na primjer, sličan proizvod koji je trenutno na tržištu mogao bi smanjiti potencijalnu prodaju vašeg proizvoda.
Dobro izvješće SWOT analize završit će s detaljnim preporukama za djelovanje. Uključite jasne planove o tome kako maksimalno iskoristiti prednosti tvrtke i kako iskoristiti sve postojeće prilike. Istodobno, izradite metode o tome kako eventualno slabosti pretvoriti u sredstva dok stvarate planove za nepredviđene situacije za prijetnje.