Ciklus nabave je niz koraka uključenih u proces nabave robe za prodaju ili korištenje od strane tvrtke ili agencije. Počinje identificiranjem potrebe za određenim proizvodom, prolazi kroz proces kupnje i isporuke, a završava obnavljanjem, gdje ljudi odlučuju trebaju li im više proizvoda. Često cijeli odjel nadzire ovaj proces. Ovaj odjel mora pronaći najbolje proizvode po najpovoljnijim cijenama, uzimajući u obzir ograničenja poput odbijanja poslovati s određenim tvrtkama ili zemljama u procesu odlučivanja što i odakle nabaviti.
Kada tvrtka identificira potrebu za proizvodom, počinje ciklus nabave prikupljanjem informacija. Ljudi istražuju dostupne opcije za zadovoljavanje potreba i prikupljaju podatke o cijenama, popustima, rokovima isporuke i drugim stvarima. Nakon što identificiraju najbolji mogući izvor, pristupaju dobavljaču kako bi ušli u pregovore o ugovoru. To može biti jednostavno kao naručivanje nekoliko kutija papira iz tvornice papira ili složeno kao pregovaranje za potpuno novi računalni sustav za državnu agenciju.
Tijekom ovog dijela ciklusa nabave, ljudi s obje strane rade na dobivanju najbolje ponude. Dobavljač će uzeti u obzir čimbenike kao što su veličina narudžbe i vjerojatnost ponovljenih narudžbi, dok tvrtka razmišlja o pitanjima poput toga koliko brzo treba proizvod. Može zatražiti uzorke kako bi mogao procijeniti kvalitetu i usporediti ponude različitih dobavljača. Na kraju će zaključiti dogovor s kupoprodajnim ugovorom i čekati isporuku.
Nakon isporuke, ljudi koriste ili prodaju proizvod, dovodeći ciklus nabave do kraja jer se suočavaju ili s novom potrebom za proizvodom, ili sa dovršenjem projekta i nema daljnje potrebe za danim proizvodom. Mogu odbaciti neiskorišteni proizvod, vratiti najma, riješiti se oštećenih i istrošenih proizvoda i odlučiti trebaju li naručiti više. U ovom trenutku ciklusa nabave ljudi mogu zatražiti povratnu informaciju od zaposlenika i drugih o tome koliko je proizvod zadovoljio njihove potrebe, kako bi odlučili žele li koristiti istog dobavljača ili se obratiti nekom novom.
U tvrtki obično postoje posebni postupci nabave. Ljudi ih moraju slijediti ako žele naručiti nove proizvode, od podnošenja ispravnog obrasca zahtjeva do osiguravanja da netko može potpisati za proizvod u vrijeme isporuke. To može biti komplicirano na radnim mjestima s problemima kao što su sigurnosni problemi, gdje zaštita sigurnosti radnog mjesta može zahtijevati neke dodatne korake, poput provođenja provjera dobavljača, tijekom ciklusa nabave.