Izvješća o plaćama su dokumenti koji se generiraju iz računovodstvenih evidencija koji se odnose na platni spisak poduzeća ili poduzeća. Izvješća su obično strukturirana tako da obračunavaju sve transakcije s plaćama za određeno vremensko razdoblje. Mogu pokrivati jedno razdoblje plaćanja ili uključivati podatke relevantne za dulja razdoblja, kao što su tromjesečni ili godišnji obračun plaća.
Postoji nekoliko ključnih komponenti koje su dio osnovnih izvješća o plaćama. Plaće i plaće zaposlenika koji su radili u tvrtki u navedenom razdoblju čine osnovu za izvješće. Uz vođenje bruto iznosa za plaću i plaće, ova izvješća također identificiraju neto iznos plaće zaposlenika.
Uz plaću ili plaće, izvješća o plaćama također raščlanjuju sve vrste aktivnosti zadržavanja. Zadržavanja će uključivati pojedinosti o iznosu poreza koje zadržava poslodavac za prosljeđivanje lokalnim i nacionalnim poreznim agencijama. U slučaju da postoji neka vrsta nacionalnog programa financijske sigurnosti, kao što je program socijalnog osiguranja Sjedinjenih Država, poslodavci također zadržavaju izračunati iznos i prosljeđuju sredstva odgovarajućoj agenciji.
Izvješća o plaćama također odražavaju i druge vrste zadržavanja. Primjeri ovih drugih oblika obustave poreza uključivali bi dobrovoljne doprinose u mirovinske programe, odbitke s plaće povezane s zaplenom ili premije zadržane za plaćanje cijelog ili dijela zdravstvenog osiguranja osiguranog preko poslodavca. Ukupni iznos obustave poreza i neto dohodak koji se izdaje zaposleniku bit će jednak bruto dohotku navedenom za navedeno razdoblje.
Dok se veliki dio detalja u ovim izvješćima usredotočuje na to kako su plaće i plaće raspoređene, tipično izvješće će također uključivati informacije o porezima koje plaća poslodavac. U mnogim zemljama poslodavci su odgovorni za plaćanje poreza uz one koji se odbijaju od plaće zaposlenika. Sveobuhvatna izvješća o plaćama uključuju informacije o kumulativnom ukupnom iznosu poreza poslodavca plaćenom tijekom razdoblja, kao i raščlanjenju poreznog opterećenja na određeni iznos po zaposleniku.
Dok su se izvješća o plaćama nekoć generirala ručno, mnoge tvrtke sada koriste softver koji brzo analizira sve odgovarajuće podatke i organizira informacije u korisne formate. Većina financijskih softvera nudi predloške koji se mogu koristiti za generiranje izvješća o plaćama.