Kadrovska administracija, poznatija kao upravljanje ljudskim resursima (HR), je koordinacija i regulacija zaposlenika u poduzeću. To uključuje organiziranje, zapošljavanje, zapošljavanje, obuku i procjenu radnika. Rješavanje sukoba i poštivanje zakona također su važni aspekti. Uz dobar HR tim koji dobro radi svoj posao, tvrtka će često u konačnici biti učinkovitija i konkurentnija, stvarajući dodatni prihod.
Organizacija
U većini poduzeća dobro organizirana radna snaga znači veću učinkovitost, produktivnost i prihod. Prvi je cilj kadrovske administracije, dakle, organizirati sve zaposlenike na način koji im omogućuje suradnju i izvršavanje zadataka na najbolji mogući način. Primjeri pitanja u ovom području uključuju koliko je odjela potrebno, koliko pojedinaca treba biti u svakom odjelu, kakav bi trebao biti omjer menadžera i zaposlenika i koji bi se alternativni lanci zapovijedanja trebali koristiti kada se menadžeri ne mogu kontaktirati. Organizacija se također bavi i načinom raspoređivanja pojedinaca na određene projekte, kao i održavanjem zdravlja i sigurnosti zaposlenika u radnom okruženju.
Zapošljavanje i zapošljavanje
Nakon što oni u timu kadrovske administracije tvrtke znaju kako organizirati radnike i njihove projekte, počinju aktivno zapošljavati i zapošljavati zaposlenike. Oni objavljuju obavijesti o dostupnim pozicijama, organiziraju ili sudjeluju u događajima kao što su sajmovi poslova i provode početne razgovore kako bi pronašli najkvalificiranije i najiskusnije kandidate. Zatim prosljeđuju informacije o konačnim kandidatima voditeljima odjela, koji često provode posljednje razgovore i pozivaju koga će zaposliti.
Trening
Zaposlenici koji su novi u tvrtki ne poznaju uvijek poslovne politike i procedure, čak i ako imaju nevjerojatno iskustvo i vještine. Obuka je gotovo uvijek neophodna da bi se to popravilo. Članovi odjela za ljudske resurse mogu razviti treninge i dokumentaciju potrebnu za učinkovit rad zaposlenika. Oni također sastavljaju i nadziru dodatnu obuku, kao što je ona potrebna za napredovanje na drugu poziciju u tvrtki. U nekim slučajevima surađuju s raznim obrazovnim institucijama kako bi razvili programe koji će zaposlenicima omogućiti dobivanje certifikata ili diploma povezanih s industrijom.
Procjena
Većina tvrtki želi znati da njihovi zaposlenici rade na određenoj razini. Također žele znati da radnici dobro slijede politike i procedure. Stoga je jedna dužnost tima kadrovske administracije razviti tehnike i alate koje menadžeri mogu koristiti u svrhu procjene. Uobičajeni primjer je standardizirani obrazac za pregled rada zaposlenika. HR djelatnici koriste podatke prikupljene kroz ove stavke za analizu aktivnosti unutar tvrtke i za donošenje odluka poput povećanja plaće.
Rješavanje sukoba
Prednost korištenja ljudi u odnosu na strojeve je u tome što pojedinci mogu biti inovativni i prikazivati logične misaone procese temeljene na iskustvu, ali ljudi se ne slažu uvijek dok nastoje to učiniti. Odjel za ljudske resurse odgovoran je za rješavanje sukoba koji mogu nastati u tvrtki, posebice onih između različitih razina menadžmenta. Također rade na rješavanju sukoba koji nisu međuljudski, kao što je novi zaposlenik koji se osjeća neprimjetno u svom radnom okruženju. Neophodno je voditi detaljnu evidenciju vezanu za ove aktivnosti, jer neki sukobi na kraju dovode do disciplinskih mjera ili prestanka rada koji, ako se ne provedu pravilno, mogu dovesti do tužbi.
Radnici koji upravljaju osobljem općenito lakše rješavaju sukobe kada imaju čvrst okvir jasnih politika i procedura na koje se mogu osloniti. Politike i procedure omogućuju zaposlenicima kadrovske službe da ostanu objektivni dok pokušavaju pronaći održiva rješenja. Također osiguravaju da su sva predložena rješenja u skladu s ciljevima tvrtke. Tim za ljudske resurse usko surađuje s članovima uprave na izradi dokumentacije politike i procedure iz tog razloga.
Zakonska usklađenost
Članovi HR tima gledaju na politike i propise ne samo za svoju tvrtku, već i za svoju nadležnost. Oni osiguravaju da zaposlenici ispunjavaju ispravne porezne obrasce, na primjer, i bilo koju drugu dokumentaciju koju zahtijeva vlada. Ovaj zadatak je zahtjevan jer se redovito donosi nova zakonska regulativa koja od kadrovske administracije zahtijeva prilagodbu aktivnosti i dokumentacije unutar poslovanja. To je kritično jer nepoštivanje čak i jednog propisa može dovesti u pitanje ugled i poslovanje tvrtke.