Preferirani dobavljač je dobavljač kojeg je tvrtka istražila i odobrila. Kada poduzeću zatrebaju usluge, prvo se obraća tim dobavljačima, što znači da se na popisu preferiranih može staviti poduzeće u moćnu poziciju. U pravilu, samo velike tvrtke i institucije koriste preferirane dobavljače, a ljudi se moraju prijaviti za ulazak u preferirani program.
Postoji nekoliko kvaliteta koje tvrtka traži u preferiranom dobavljaču. Reputacija u industriji je svakako važna, kao i pitanja kao što su vremenski izvedba, razumni troškovi i visoka kvaliteta proizvoda i usluga. Dobavljači također moraju biti u potpunosti licencirani, obveznici i osigurani, prema potrebi, s dovoljno dokaza o certifikaciji i iskustvu u području za koje su specijalizirani.
Poslovna praksa kod dobavljača također može biti važna. Tvrtka koja želi promicati održivost, na primjer, koristit će samo dobavljače s provjerenim ekološkim praksama i dokazanom predanošću upravljanju okolišem. Isto tako, vjerska tvrtka možda radije koristi dobavljače koji dijele njezina vjerska uvjerenja.
Mnoge tvrtke također očekuju neke ustupke od preferiranih dobavljača. Dodavanjem tvrtke na popis preferiranih, tvrtka poručuje da će ta tvrtka biti njezin prvi resurs za robu i usluge, te da neće tražiti negdje drugdje osim ako dobavljač ne može pružiti potrebne usluge. Zauzvrat, tvrtka može tražiti popuste od dobavljača i druge posebne tretmane, budući da se tvrtka smatra vrlo važnim kupcem.
Neke tvrtke sklapaju ono što je poznato kao ugovor o preferiranom dobavljaču, ugovor između preferiranog dobavljača i tvrtke koji ima za cilj da navede uvjete odnosa. Imati takav ugovor može biti vrlo dobra ideja jer osigurava da svi razumiju koja su očekivanja i može postaviti temelje za pravnu pomoć ako se pojavi problem. Obje strane trebaju pažljivo pročitati ovu vrstu ugovora kako bi potvrdile da u uvjetima ugovora nema iznenađenja.
Odjel nabave često upravlja odnosima s preferiranim dobavljačima i ima popis dobavljača koji distribuira drugim odjelima. Kada ljudima nešto treba, od njih se očekuje da vide nudi li dobavljač na ovom popisu to prije nego što pogledaju vanjske dobavljače.