Voditelj pozadinskog ureda profesionalac je odgovoran za nadzor nad radom pojedinaca u odjelima kao što su ljudski resursi (HR), računovodstvo i informacijska tehnologija (IT). Izraz “pozadinski ured” opisuje sve funkcije koje podržavaju operaciju, ali koje se ne odnose izravno na korisničku uslugu, čak i ako imaju velik utjecaj na odnose s klijentima. Ovi menadžeri su zaposleni u nizu različitih područja, kao što su medicinska industrija, proizvodnja i financije, pa se njihove dužnosti razlikuju, ovisno o području u kojem radi.
U većini slučajeva, od voditelja pozadinskog ureda se očekuje da ima iskustvo u polju kao što su matematika, računovodstvo ili inženjering. U nekim će se industrijama, međutim, školovati u specijaliziranijim područjima. Netko u financijskoj industriji, na primjer, vjerojatno ima obrazovno i radno iskustvo u nadzoru financijskih usluga. Isto tako, službenik medicinskog osoblja može imati iskustva u području kao što je bolnička administracija.
Kada se profesionalci pozivaju na back office, možda misle na jednu od brojnih različitih funkcija. Menadžer koji je specijaliziran za ljudske resurse, na primjer, mogao bi biti odgovoran za to da evidencija zaposlenika bude ispravno i točna. Oni koji nadziru IT operacije, s druge strane, mogli bi dizajnirati mreže i izvoditi nadogradnje koje omogućuju nesmetaniji rad softvera. Voditelj računovodstva često obavlja dužnosti kao što je nadgledanje procesa revizije kako bi osigurao da slijede smjernice tvrtke i da su u skladu s propisima.
Dok su profesionalci u predstavništvima odgovorni za izravno ophođenje s klijentima, profesionalci pozadinskog ureda obavljaju velik dio posla koji utječe na korisničke usluge. Voditelj pozadinskog ureda u medicinskom području može snimati i preuzimati kartone pacijenata. U proizvodnoj industriji upravitelj može biti odgovoran za narudžbe i izradu proračuna za projekte koji rezultiraju proizvodnjom artikala koji se prodaju klijentima.
Rukovoditelji pozadinskog ureda često imaju odlične komunikacijske vještine. Mogli bi se konzultirati s menadžerima iz glavnog ureda i rukovoditeljima kako bi razgovarali o strategijama, ciljevima i očekivanjima. Također je uobičajeno da netko djeluje kao supervizor za određene odjele. IT menadžer, na primjer, osim što nadzire računalne i telekomunikacijske procese, može obučavati i delegirati zadatke IT zaposlenicima. U nekim će slučajevima on ili ona komunicirati s klijentima koji su nezadovoljni ili koji imaju probleme koje predstavnici front officea ne mogu riješiti.