Proces usklađivanja bilance uključuje četiri koraka. Koraci uključuju: balansiranje računa prema banci, balansiranje računa prema knjigama, usporedbu stanja u banci i knjigovodstvenog stanja i kreiranje unosa u dnevnik radi potrebnih prilagodbi. Ove korake obično izvode računi i/ili poslovni profesionalci.
Usklađivanje bilance potrebno je kako bi se osiguralo da se bankovni izvodi i stvarna gotovina podudaraju s novcem koji je tvrtka potrošila, isplaćivala ili na drugi način prenijela tijekom određenog vremenskog razdoblja, obično mjesec dana. Na površini je to složen proces, ali kada se shvate mehanizmi, usklađivanje bilance je jednostavno. Zapravo, proces je sličan načinu na koji pojedinac balansira svoju čekovnu knjižicu na kraju svakog mjeseca.
Prvi korak do usklađivanja bilance je balansiranje računa prema banci. To znači da osoba koja obavlja usklađivanje mora dobiti kopiju bankovnog izvoda za dotični mjesec. Zatim se mora pobrinuti da svi depoziti i zaduženja izvršeni putem banke budu jednaki onome što je navedeno u bankovnom izvodu na dan završetka poslovanja na dan kada je izvod tiskan.
Dio ovog prvog koraka uključuje usporedbu svih čekova koji su izvučeni i unovčeni sa iznosima koje je banka unovčila. Pojedinac koji usklađuje informacije također bi trebao uzeti u obzir sve čekove koji još nisu unovčeni ili koji se na neki drugi način nisu pojavili u bilanci. Nakon što to učini, može započeti drugi korak procesa usklađivanja bilance.
Drugi korak procesa usklađivanja bilance je balansiranje računa prema knjigama. Ovdje će pojedinac uzeti napisane čekove i depozite koji su uplaćeni prema financijskoj evidenciji koja se nalazi u arhivi, i pokušati ih uskladiti kako bi se uvjerio da je konačni iznos na evidenciji prema financijskim dokumentima tvrtke jednak onome što bi trebao. Kako bi se utvrdilo je li ovaj broj točan, evidentirani će se broj usporediti s konačnim iznosom koji je bio evidentiran početkom mjeseca nakon dodavanja svih depozita i oduzimanja svih zaduženja ili čekova koji su povučeni s računa putem krajem mjeseca.
Nakon što se izračuna konačan iznos banke i konačni iznos tvrtke, treći korak je usporedba dvaju kako bi se uvjerili da su stanja ista. To uključuje osiguravanje da su financijska evidencija banke i tvrtke ispravna i da prikazuje isti iznos depozita, isplata i drugih aktivnosti. Konačno, u četvrtom koraku, pojedinac koji usklađuje račun može napraviti bilo kakve unose u dnevnik o tome zašto je bilo razlika ili što je još otkriveno kao odstupanja za to vremensko razdoblje.