Što je izvješće o iznimkama?

Izvješće o iznimkama je vrsta sažetog izvješća koje identificira sve događaje koji su izvan opsega onoga što se smatra normalnim rasponom. Izvješća ove vrste koriste se u brojnim okruženjima, uključujući proces usklađivanja inventara, istraživanje upravljanja projektom, pa čak i procjene zaposlenika. Cilj izvješća je identificirati sve čimbenike za koje se smatra da nisu unutar prihvatljivih parametara, što omogućuje poduzimanje radnji koje pomažu minimiziranju ili uklanjanju iznimaka i povećanju ukupne učinkovitosti.

Kako se odnosi na usklađivanje inventara, izvješće o iznimkama često je bitno za zadatak identificiranja razlika između fizičkog inventara i inventara koji je predstavljen u bazama podataka inventara. S vremenom se pogreške mogu uvući u gotovo bilo koju vrstu zaliha, zbog čega je potrebno izvršiti prilagodbe koje odražavaju stvarnu količinu robe na raspolaganju. To ne samo da olakšava prilagodbu naručivanja novih artikala tako da se pri ruci drži odgovarajuća količina zaliha, već također omogućuje održavanje točnosti inventara za procjenu poreza.

Na primjer, mnogi proizvodni pogoni održavaju ono što je poznato kao prodavaonicu tvrtke koja je odgovorna za izdavanje dijelova i drugih komponenti potrebnih za rad strojeva u pogonu. Menadžeri te trgovine obično provode ono što je poznato kao brojanje ciklusa, fizički popisujući sve, od najmanjeg vijka do skupih komponenti motora koje se koriste za održavanje i popravak proizvodne opreme. Kada se utvrdi da se broj jedinica prikazanih u bazi podataka inventara ne podudara s ovim fizičkim brojem, upisuje se u izvješće o iznimkama. To omogućuje povratak i utvrđivanje nije li primljena pošiljka tog dijela dodana u bazu podataka ili neke isplate iz fizičkog inventara nisu ispravno evidentirane. U nekim slučajevima, izvješće o iznimkama također može istaknuti krađu zaliha, što dovodi do povećanih sigurnosnih mjera koje pomažu minimizirati gubitak za tvrtku.

Uz pomoć u usklađivanju različitih vrsta zaliha, izvješće o iznimkama također može biti od pomoći u zadatku upravljanja projektom. U ovom scenariju izvješće ističe zadatke na čekanju koji su još uvijek neriješeni, čak i ako je predviđeni datum završetka za taj zadatak prošao. Uočavanjem iznimke, moguće je preinačiti raspored zadataka za projekt kako bi se kompenzirala neusklađenost i projekt vratio na pravi put.

Čak i u području procjene zaposlenika, izvješće o iznimkama može biti od pomoći. Ovdje je ideja identificirati sve događaje vezane uz zaposlenika koji su izvan okvira osnovnih očekivanja vezanih uz radno mjesto. Iznimke se mogu odnositi na neuspjehe u radu ili na učinak koji je iznad uobičajenog radnog mjesta. Na primjer, pojedinosti izvješća o iznimkama mogu ukazivati ​​da je zaposleniku potrebna daljnja obuka u određenim područjima ili identificirati situacije u kojima je zaposlenik mogao preuzeti dodatne dužnosti dok je suradnik bio bolestan, što učinkovito pomaže da se poslovanje nastavi s malo nema promjene u produktivnosti. Ovisno o prirodi problema dokumentiranih u izvješću o iznimkama, zaposlenik se može preporučiti za popravnu obuku ili dobiti pohvalu za pružanje dodatnih usluga poslodavcu dok i dalje učinkovito obavlja svoje dodijeljene dužnosti.