Ad hoc izvješće je izvješće koje osoba stvara kao odgovor na određeni zahtjev za informacijama, a ne u određenim intervalima ili kao dio rutinskog izvješćivanja. Nadzornici mogu zahtijevati takva izvješća iz raznih razloga i obično daju vremenski okvir za završetak, kao što je zahtjev da se izvješće dostavi do kraja radnog dana. Dostupni su alati za pomoć pri izradi takvih izvješća, ovisno o prirodi posla i zahtjevu.
Latinski izraz “ad hoc” znači “za ovo”, upućujući na ideju da je izvješće naručeno za određenu svrhu i pokriva određenu temu. Zahtjev za ad hoc izvješćem može uključivati interne informacije kao što su podaci o prodaji, učinak zaposlenika i tako dalje. Također može uključivati vanjske informacije, poput podataka o promjenjivim tržišnim uvjetima, očekivanjima potrošača i drugim temama. Kada se podnese zahtjev za ad hoc izvješćem, on bi trebao uključivati detaljnu raspravu o tome što se očekuje u izvješću.
Tajnici i ostalo administrativno osoblje obično su zaduženi za ovu vrstu posla. Prikupljaju podatke iz baza podataka tvrtki i vanjskih istraživanja poput pregleda trgovačkih publikacija i izvješća vijesti. Softverski programi često imaju predloške koje ljudi mogu koristiti za brzo generiranje izvješća. Oni se mogu povezati s bazama podataka kako bi se omogućilo generiranje grafikona, grafikona i drugih vizualnih prezentacija podataka, crtajući izravno na bazi podataka, a ne prisiljavajući osobu da kreira prezentaciju od nule.
Neki razlozi za traženje ad hoc izvješća mogu uključivati istraživačke planove za lansiranje novih proizvoda i usluga, preliminarno istraživanje tržišta i pripremu za reviziju poslovnih praksi i planova. U svim slučajevima, početni podaci služit će kao vodič za osoblje koje treba donijeti odluke o tome kako dalje. Ad hoc izvješće može identificirati određene probleme i istaknuti aktivnosti koje treba slijediti ili izbjegavati. Na primjer, izvješće može pokazati da će se industrijski standardi uskoro promijeniti, zbog čega nije pametno ulagati u sustav dizajniran da olakša usklađenost s postojećim standardima, jer će se tvrtka morati nadograditi u bliskoj budućnosti.
Iako se ad hoc izvješće naručuje u kratkom vremenskom razdoblju, ono i dalje mora biti u skladu s profesionalnim standardima prezentacije. To uključuje lektoriranje za pravopisne pogreške, pogreške i čitljivost, pravilno formatiranje dokumenta i poštivanje svih internih standarda koje je postavila tvrtka za izdavanje izvješća. Posjedovanje predloška može pomoći u tome, jer je moguće urezati informacije u predložak kako biste bili sigurni da izvješće slijedi poznatu cjelokupnu strukturu.