Pojam “platni spisak” obuhvaća svakog zaposlenika tvrtke koji prima redovitu plaću ili drugu naknadu. Neki zaposlenici mogu dobiti stalnu plaću, dok su drugi plaćeni za odrađene sate ili broj proizvedenih artikala. Sve ove različite načine plaćanja izračunava stručnjak za plaće i izdaje odgovarajuće plaće. Tvrtke često koriste objektivne mjerne alate kao što su vremenske karte ili satnice koje ispunjavaju nadzornici kako bi odredile ukupan iznos naknade dospjele u svakom razdoblju plaćanja.
Nakon što računovođa pomnoži sate zaposlenika s njegovom ili njezinom platnom stopom, iznos bruto prihoda se unosi u kalkulator ili računalni program. Redoviti odbici kao što su porezni odbitci, zdravstveno osiguranje, sindikalne pristojbe, dobrotvorni doprinosi i tako dalje se zatim kategoriziraju i oduzimaju. Preostali saldo se zatim pretvara u ček ili elektronički depozit i postaje neto plaća zaposlenika za to vremensko razdoblje. U SAD-u odjeli za obračun plaća također identificiraju poslodavca i zaposlenike prema saveznom kodu i vode tekući zbroj ukupnih prihoda i odbitaka za fiskalnu godinu.
Za vlasnike malih poduzeća, zadržavanje dovoljno novca za plaćanje svih zaposlenika često je jedan od njihovih najvećih prioriteta. Čak i ako sam posao nije postao profitabilan, zaposlenici i dalje moraju dobiti naknadu za svoje usluge. To je razlog zašto mnoge manje tvrtke radije drže svoje obveze na plaćama što je moguće niže dok ne dostignu određenu razinu profitabilnosti. Nije neobično da se vlasnici malih poduzeća odriču vlastitih plaća kako bi isplatili svoje zaposlenike.
Uspostavljanje učinkovitog sustava obračuna plaća nije posebno teško za obučene računovođe, ali može biti dugotrajno. Neke manje tvrtke oslanjaju se na user-friendly računalni softver za postavljanje jednostavnog sustava zajedno s pisačima za provjeru i pohranom datoteka. Veće tvrtke mogu dodijeliti obučene računovođe za rješavanje pitanja plaća kao dio svojih ukupnih dužnosti. Poduzeća bez sredstava za održavanje vlastitih sustava često odlučuju prepustiti ovaj zadatak vanjskim stručnjacima.
Budući da se evidencija o plaćama temelji na objektivnim kriterijima kao što su vremenske karte i federalni porezni obrasci, vanjski računovođe mogu izvršiti sve izračune, pohraniti sve podatke od godine do datuma i izdati plaću na vrijeme. Poslodavci jednostavno trebaju ažurirati te tvrtke o svim promjenama u stopama plaća zaposlenika ili odbitcima.