Službenik javnih evidencija vodi dosjee i evidenciju državnih ili javnih agencija. Ona može biti zadužena za dokumente za malu mjesnu zajednicu ili za veću regiju ili okolicu. Na nekim pozicijama, službenik može biti odgovoran i za bilježenje novih informacija koje postaju dio baze podataka ureda.
Odgovornosti ovog posla razlikuju se ovisno o geografskoj lokaciji ureda za javne evidencije. Javne evidencije su drugačije definirane i organizirane u svakoj zemlji i jurisdikciji. Neke javne organizacije bilježe i arhiviraju samo osobne podatke, poput izvoda iz matične knjige rođenih i umrlih, dozvola za sklapanje braka i građanske zajednice te odluke o razvodu. Drugi se usredotočuju na prikupljanje informacija o prodaji ili prijenosu zemljišta i nekretnina, zonama, korištenju javnog zemljišta i općoj demografiji. U nekim slučajevima, jedna agencija može voditi sve javne evidencije.
Dugi niz godina službenik javnih evidencija je općenito bio dužan prikupljati i održavati tiskane datoteke svih zapisa i dokumenata. U 1980-ima mnogi su zapisi prebačeni u mikrofiš kako bi se olakšalo pohranjivanje i pristup. Otprilike desetljeće kasnije, pohrana na tvrdom disku računala zamijenila je mikrofiš kao preferirani sustav za pohranu i zaštitu javnih zapisa. Na temelju tog napretka razvio se posao službenika javne evidencije. Od nje se sada obično očekuje da posjeduje računalne vještine za snimanje, pristup i širenje informacija. U nekim su slučajevima datoteke na mikrofiš i papiru još uvijek u procesu prijenosa u računalnu bazu podataka. To je inače i dio njezina posla.
Budući da su mnoge javne evidencije dostupne na internetu, često je potreban službenik javnih evidencija da pomogne ljudima u pristupu njima. To često zahtijeva od nje da pruži podršku putem telefona ili e-pošte. U nekim slučajevima od nje se očekuje da naplati pristojbe za kopije dokumenata zatraženih putem interneta ili pošte.
Iako pojam javne evidencije podrazumijeva da su informacije sadržane u njima lako dostupne široj javnosti, to nije uobičajeno. Pravila koja reguliraju koji zapisi su dostupni široj javnosti razlikuju se od regije do regije. Od službenika javne evidencije se obično očekuje da zna koji su zapisi dostupni javnosti, a koje mogu vidjeti samo oni koji imaju sudske pozive ili presude koje dopuštaju njihovo objavljivanje.
Za poziciju službenika javne evidencije obično je potrebna srednja škola ili ekvivalent. Često se preferira znanje ili iskustvo iz računalne tehnologije. Općenito su potrebne dobre vještine odnosa s javnošću, kao i jaka pozadina u vođenju dosjea i evidencije. Neki poslodavci zahtijevaju radno iskustvo u odnosima s kupcima ili administrativnoj podršci.