Propratno pismo recepcionara, kao i većina popratnih pisama, prilika je za vas da ostavite prvi dojam koji je malo osobniji od životopisa. Pismo je obično uključeno u životopis kao način upoznavanja s potencijalnim poslodavcem. To bi poslodavcu trebalo dati osjećaj tko ste, a da pritom zadržite profesionalni ton i pozabavite se kako vas vaše obrazovanje, iskustvo i osobnost čine idealnim za posao.
Kao recepcionar, bit ćete prvo lice koje ljudi vide kada uđu na vrata, prvi glas koji čuju kada zovu telefonom, a ponekad i prva osoba koja će odgovoriti kada pošalju e-poštu. To znači da bi vaše propratno pismo trebalo pokazati da ste sposobni biti i lični i profesionalni. Jedan od načina da to učinite je da svoje pismo uputite određenoj osobi. Upućivanje vašeg pisma gospodinu Jonesu, a ne HR predstavniku, dodaje osobni pečat uz održavanje profesionalnog ponašanja. Samo provjerite jeste li obavili svoje istraživanje kako biste svoje pismo uputili pravoj osobi.
Tijelo vašeg propratnog pisma recepcionara treba se sastojati od tri odlomka. U prvom stavku treba odmah navesti poziciju za koju se prijavljujete i gdje ste čuli za posao. Ako vas je preporučio zajednički prijatelj ili poznanik, recite to. To bi vas moglo izdvojiti od ostalih kandidata. Na kraju, u jednoj ili dvije rečenice, recite zašto mislite da ste prikladni za taj posao. Ovdje nema potrebe ulaziti u detalje; ostavite to za drugi paragraf.
U drugom odlomku trebali biste se posebno pozvati na oglas za posao. Pronađite ključne riječi i odjeknite ih u svom opisu sebe i svog iskustva. Ako se u oglasu za posao traži osoba s jakim telefonskim vještinama i vještinama ljudi, nemojte pisati da se dobro slažete s drugima i da imate profesionalne telefonske odnose. Umjesto toga, ponovite točno ono što piše na oglasu za posao. Ako ne ispunjavate sve navedene kriterije, naglasite one koje imate i u koje se osjećate najpouzdanije.
U posljednjem odlomku vašeg propratnog pisma recepcionara trebali biste zahvaliti budućem poslodavcu na njenom razmatranju. Obavijestite poslodavca da je planirate nazvati do određenog datuma kako bi se uvjerili da je primila vaše podatke i da se raspitate o dogovoru za razgovor. Uz napomenu, važno je zapravo nazvati kada kažete da hoćete.
Potpišite svoje propratno pismo recepcionara “S poštovanjem”, a zatim navedite svoje ime i podatke za kontakt. Obavezno lektorirajte svoje pismo prije nego što ga pošaljete. Ako je moguće, neka ga pročita i netko drugi kako bi uočio gramatičke ili pravopisne pogreške.