Koordinator dokumenata je poslovni stručnjak koji pomaže u pravilnom katalogiziranju i arhiviranju različitih vrsta poslovnih dokumenata. Ti dokumenti mogu uključivati fakture, korespondenciju klijenata, interne dopise i vlasničke dokumente, pa čak i potvrde vezane uz potraživanja ili obveze. Uz organiziranje dokumenata za pohranu i jednostavno pronalaženje, koordinator dokumenata također može blisko surađivati s drugima u tvrtki kako bi pomogao u sastavljanju novih dokumenata, kao što su prijedlozi koji se pripremaju za razmatranje od strane potencijalnih klijenata.
Opće odgovornosti zahtijevaju temeljito poznavanje i razumijevanje sustava arhiviranja koji se koriste na radnom mjestu. To uključuje i metodologije koje se koriste za organiziranje i arhiviranje tiskanih kopija ključnih dokumenata, ali i kako organizirati elektroničke dokumente u nekoj vrsti virtualnog spremišta, kao što su zaštićene datoteke smještene na poslužitelju. U tu svrhu koordinator mora imati sposobnost logičkog organiziranja podataka tako da se svi dokumenti mogu dohvatiti kada i prema potrebi.
Ostali zadaci povezani s radom koordinatora dokumenata mogu uključivati kodiranje i unakrsno upućivanje dokumenata, kao i njihovo arhiviranje u određenim slijedovima i logičkim rasporedima. U nekim slučajevima, koordinator će također biti odgovoran za upravljanje upitima o podacima koji se nalaze unutar dokumenata i mogućnost dohvaćanja točnog dokumenta ili skupa dokumenata na zahtjev. Održavanje glavnog popisa dokumenata koji se nalaze u tom inventaru i gdje se mogu pronaći također je zadatak koji se obično dodjeljuje koordinatoru dokumenata.
Budući da koordinator dokumenata može doći u kontakt s elektroničkim i tiskanim dokumentima koji sadrže vlasničke ili povjerljive informacije, sigurnosna provjera za ovu vrstu posla često je prilično visoka. Time se funkcija koordinatora ponegdje nalazi izvan okvira službenika spisa, kojemu se može povjeriti arhiviranje dokumenata koji se ne smatraju povjerljivim. Nije neobično da pojedinci kao što su izvršni administratori funkcioniraju kao koordinatori, stvarajući i održavajući sustave arhiviranja, posebno za rukovoditelje s kojima blisko surađuju.
Osposobljavanje za rad kao koordinator dokumenata varira, ovisno o opsegu odgovornosti koje poslodavac odluči povezati s radnim mjestom. U nekim slučajevima, dovoljne su osnovne uredske vještine, kao što su radno znanje o korištenju računala, kako arhivirati dokumente pomoću standardnog sustava arhiviranja, te sposobnost asimilacije i učinkovitog praćenja postojeće strategije arhiviranja. Sklonost za organizaciju i logično razmišljanje također je od velike pomoći u obavljanju ove vrste posla.