Pripravnici za obračun plaća su zaposlenici na početnoj razini koji prolaze obuku na radnom mjestu prije prelaska na stalna mjesta službenika za obračun plaća. Poput vrijednog službenika, pripravnik za obračun plaća obrađuje isplate plaća zaposlenicima i čini sve potrebne odbitke za pokrivanje poreza i drugih troškova. Pripravnici obično rade pod izravnim nadzorom iskusnih službenika ili voditelja odjela.
Obično pripravnik na platnom spisku mora imati završenu srednju školu, ali većina tvrtki ne očekuje da pripravnici imaju fakultetske diplome budući da su službenički poslovi obično pozicije početnih razina. Polaznicima se pokazuje kako čitati radne kartice zaposlenika koje uključuju informacije kao što su sati koje je zaposlenik radio. Zakoni o radu u nekim zemljama zahtijevaju od poslodavaca da plaćaju dodatni novac ili prekovremeno zaposlenicima čije tjedno radno vrijeme prelazi određene maksimume. Tvrtke koriste šifre plaća kako bi razlikovale redovno radno vrijeme od prekovremenog, godišnjeg odmora i vremena bolovanja. Tijekom početnog razdoblja orijentacije, polaznici se podučavaju o različitim kodovima za obračun plaća i kako unositi informacije u sustave za obračun plaća i softver.
U mnogim zemljama poslodavci su dužni zadržati porez na plaće zaposlenika, a službenici i pripravnici su odgovorni za izračun tih obveznih odbitka. Službenici izračunavaju godišnje plaće zaposlenika i koriste matricu poreznih stopa kako bi odredili iznos poreza koji svaki zaposlenik mora platiti. Stoga pripravnik na platnom spisku mora imati dobre matematičke vještine i oko za detalje. Osim toga, radnici u nekim zemljama mogu uplaćivati doprinose prije oporezivanja na račune za mirovinu i zdravstvenu skrb u kojem slučaju službenici i pripravnici moraju odbiti novac od plaća i dogovoriti se da se novac položi na odgovarajuće račune.
Povremeno, voditelji odjela i zaposlenici čine pogreške prilikom unosa podataka o plaćama, a pripravnik na platnom spisku mora provjeriti točnost radnih kartica prije obrade bilo kakvih plaćanja. Pripravnici često moraju kontaktirati zaposlenike kako bi riješili probleme u vezi s takvim pogreškama, što znači da pripravnici moraju imati dobre administrativne i međuljudske vještine. Zakoni u mnogim zemljama zahtijevaju od poslodavaca da čuvaju podatke o plaćama nekoliko godina, a pripravnici su često zaduženi za podnošenje dokumenata o plaćama.
Na dnevnoj bazi, pripravnik za obračun plaća odgovoran je za iste zadatke i odgovornosti kao stalni zaposlenik odjela za obračun plaća. Dok su službenici za obračun plaća obično odgovorni za svoj rad, rad pripravnika na platnom spisku obično provjerava nadzornik prije nego što se obradi isplata plaća. Nadalje, polaznici često moraju završiti testove o različitim aspektima svog rada prije nego što se počnu baviti složenijim zadacima. Pripravnici koji naprave minimalne pogreške na kraju mogu raditi bez izravnog nadzora. Kada se to dogodi, proces obuke obično završava i polaznici postaju punopravni službenici za obračun plaća.