Kada tvrtka odluči kupiti artikl ili uslugu i želi privući potencijalne dobavljače, prvo napiše zahtjev za ponudu (RFP). U RFP-u su navedeni kriteriji kojima žele da se dobavljači pozabave dok predlažu zašto bi ih trebali zaposliti za taj posao. Važno je napisati RFP koji je jasan i traži sve potrebne informacije, a pritom predstaviti tvrtku u pozitivnom svjetlu. Loše napisan RFP mogao bi značiti da bi tvrtka mogla završiti s primarno nekvalificiranim dobavljačima ili dobavljačima koji su podparni ili uopće bez prijedloga.
Prvi korak za pisanje RFP-a je, jednostavno, odrediti što je točno potrebno tvrtki. Iako ovo zvuči sasvim osnovno, zapravo je to korak koji tvrtke najčešće zanemaruju. Mnoge tvrtke počinju pisati RFP bez jasnog razumijevanja koje su njihove potrebe i želje, i na kraju traže previše, premalo ili kontradiktorne stvari. Ulazne podatke treba tražiti od svih uključenih u zahvaćeni projekt i postići konsenzus o tome što je zapravo potrebno prije nego što RFP uopće počne.
Dobavljači će morati znati što točno trebate postići i što jednostavno želite postići. Mnoge tvrtke griješe kada napišu RFP o stvaranju popisa želja svojih značajki iz snova, ali koriste riječi potrebe kao što su treba i mora. Dobavljači koji možda ne mogu ispuniti jedan ili dva od ovih kriterija ne mogu uopće podnijeti prijedlog ako smatraju da su kriteriji apsolutno nužni. Važno je obratiti pažnju na jezik koji se koristi, čuvajući potrebne riječi kada su točne i upotrebljavajući mekši jezik kao što je želja i izbor za željene značajke.
Prije nego što se zatraže bilo kakvi prijedlozi, također je dobra ideja znati kako će izgledati idealni prijedlog. Ako postoji više aspekata prema kojima će se prijedlozi ocjenjivati, na primjer hoće li se ocjenjivati prema cijeni, pravovremenosti i gustoći značajki, imajte predodžbu koliko će svaka od ovih značajki biti vagana. Znajte kako će se prijedlog koji nudi najnižu cijenu, ali dugo čekati, usporediti s prijedlogom koji je dvostruko skuplji, ali oduzima upola manje vremena. To će pomoći u smanjenju zbunjenosti i stresa kasnije u procesu.
Zapravo, sjedenje za pisanje RFP-a može biti prilično bezbolan i brz postupak nakon što se postave temelji. Uvod bi trebao samo navesti zašto tvrtka traži prijedloge, te dati pregled ostatka zahtjeva, uključujući važne kriterije i rokove. RFP bi zatim trebao obuhvatiti ono što pobjednički prijedlog mora imati, zatim željene karakteristike i kriterije za odabir pobjednika, osobito ako postoje određeni kriteriji odabira. Zatim, treba dati vremenski okvir koji postavlja različite referentne datume i konačni datum dospijeća. Konačno, RFP bi podnositeljima zahtjeva trebao dati ideju što će se sljedeće dogoditi, uključujući koliko dugo mogu očekivati da čekaju na odgovor i mogu li oni koji nisu odabrani očekivati odgovor.