Virtualni izvršni pomoćnik je izvan mjesta, obično slobodni, administrativni stručnjak. On ili ona obavljaju iste odgovornosti i zadatke kao i tradicionalni administrativni pomoćnik na izvršnoj razini, uz jedno veliko upozorenje. Virtualni asistenti, uključujući one pomoćnike koji se brinu za izvršne klijente, upravljaju svim administrativnim ili tajničkim zadacima koji ne zahtijevaju fizičku prisutnost. Za razliku od tradicionalnih izvršnih pomoćnika, virtualni izvršni pomoćnik radi s udaljene lokacije kao neovisni izvođač za nekoliko rukovoditelja i vlasnika malih poduzeća u isto vrijeme.
Ključne razlike između tradicionalnog izvršnog pomoćnika i virtualnog izvršnog pomoćnika su lokacija i radni odnos između izvršnog direktora i pomoćnika. S pojavom moderne tehnologije, uključujući e-poštu, softver za produktivnost i mogućnosti virtualnih sastanaka, geografski položaj više nije prepreka. Pomoćnici mogu živjeti miljama, čak i kontinentima daleko od rukovoditelja koje predstavljaju. Osim toga, umjesto odnosa između zaposlenika i poslodavca između virtualnog izvršnog pomoćnika i izvršne vlasti, odnos je odnos pružatelja usluga i klijenta.
Prema profesionalnim organizacijama poput Međunarodnog udruženja administrativnih stručnjaka (IAAP), postoje dvije osnovne vrste administrativnih pomoćnika. Tradicionalni tajnici i administrativni pomoćnici na početnim razinama upravljaju zadacima kao što su kalendari i raspored, priprema tiskanih i usmenih komunikacija, održavanje dokumenata i sustava arhiviranja, dogovaranje putovanja i organiziranje dnevnih redova sastanaka i popratnih dokumenata. Usporedno s tim, izvršni pomoćnici upravljaju istim zadacima za rukovoditelje i menadžere više razine, kao i održavanje viših razina odgovornosti kao što je donošenje manjih poslovnih odluka u ime izvršne vlasti. Ovisno o specifičnoj poziciji, izvršni pomoćnici mogu također biti odgovorni za niz drugih zadataka, uključujući pripremu biltena, ažuriranje podataka o mrežnom profilu izvršnog direktora ili održavanje web stranice.
Nekoliko virtualnih asistenata pravi iste razlike između opće administrativne pomoći i administrativne pomoći na izvršnoj razini kao što se vidi kod administrativnih stručnjaka na licu mjesta. Umjesto toga, kao vlasnik male tvrtke, virtualni asistent sklapa ugovore s dva ili više klijenata kako bi ponudio bilo koju uslugu podrške koju vlasnik poduzeća ili izvršna vlast treba. Većina klijenata traži pomoćnika izvan mjesta koji je sposoban služiti u svim pomoćnim svojstvima, uključujući služenje kao virtualni izvršni pomoćnik. Specijalizirane vještine, kao što su korištenje platformi društvenih medija, izrada složenih web stranica, knjigovodstvo i druge vještine, uobičajene su među virtualnim asistentima.
Svaka praksa virtualne pomoći nudi različite razine usluga, cijene i vrste usluga na temelju određenog ciljanog tržišta. Uspješni virtualni asistenti posjeduju više od vještina administrativne podrške. Poznavanje marketinga, upravljanje financijama malih poduzeća, sposobnost outsourcinga projekata i za asistenta i za klijente, kao i dobro razumijevanje društvenih medija i sličnih tehnologija u nastajanju, su imperativ. Cijene za virtualne asistente obično se temelje na satima ili se nude kao fiksne naknade, slično računovođama i pravnim stručnjacima.