Digitalni arhivar je osoba koja dodaje i organizira informacije, poput dokumenata ili slika, u elektroničku bazu podataka. Da bi uspio u ovoj karijeri, pojedinac obično mora biti zainteresiran za povijest, vješt u radu s računalima i dobro organiziran. U većini slučajeva, digitalni arhivist će biti zaposlen u knjižnici, sveučilištu ili drugoj organizaciji. Neke od temeljnih radnih dužnosti uključuju raspravu o arhivskim potrebama s upraviteljima, lociranje materijala, učitavanje i organiziranje materijala u bazi podataka, pomoć pri pronalaženju relevantnih predmeta i izvođenje prezentacija.
Rasprava o arhivskim potrebama s upraviteljima obično je prva stvar koju će digitalni arhivar učiniti kada započne projekt. Vrste materijala s kojima se može baviti mogu se znatno razlikovati i mogu uključivati predmete kao što su dokumenti, slike, pravni papiri i novine. Ako radi u knjižnici, digitalni arhivar bi mogao dobiti nalog za učitavanje novina iz određene godine u bazu podataka. Da bi učinkovito obavljao svoj posao, mora biti sposoban pažljivo slušati upute.
Nakon što zna koje materijale treba arhivirati, digitalni arhivar će te materijale locirati. To može biti lako ili teško ovisno o prirodi i količini materijala. U mnogim slučajevima morat će biti oprezan i osjetljiv s osjetljivim materijalima poput starih dokumenata koji su od velike važnosti.
Nakon što su potrebni materijali prikupljeni, na digitalnom arhivaru je da ih prenese u računalnu bazu podataka. To obično uključuje skeniranje svakog dokumenta i provjeru da je jasno vidljiv kada se gleda na računalu. Uz to, on će također morati organizirati materijale kako bi ih kasnije mogao lako pronaći. To obično uključuje neku vrstu kataloškog ili klasifikacijskog sustava. Učitavanje i klasificiranje materijala zahtijeva osobu s učinkovitim organizacijskim vještinama.
Još jedna dužnost digitalnog arhivista je pomaganje ljudima u pronalaženju relevantnih predmeta u računalnoj bazi podataka. Iako bi baza podataka koju sastavlja trebala biti laka za navigaciju, neće svi pojedinci razumjeti kako je koristiti. Kada je to slučaj, digitalni arhivar pomoći će upoznati osobu s bazom podataka i pomoći pri lociranju određene stavke.
Osim toga, s vremena na vrijeme može izvesti i prezentacije. Budući da digitalni arhivar često ima iskustvo u povijesti, relativno je uobičajeno da drži predavanja o povijesnim temama kojima se bavio. Ako radi za sveučilište, predavat će studentima. U radnom okruženju knjižnice može držati predavanja pokroviteljima ili široj javnosti.