Službenik glavne knjige odgovoran je za unos podataka u knjige računa u ime poduzeća ili organizacije. Zakoni u mnogim zemljama zahtijevaju od vlasnika poduzeća da vode detaljnu financijsku evidenciju prihoda i rashoda, a ti zapisi se pregledavaju i koriste se tijekom pripreme poreza i revizija poduzeća. Službenik glavne knjige mora osigurati da su financijske informacije točno zabilježene i da su knjige tvrtke uravnotežene na dnevnoj, tjednoj ili mjesečnoj bazi.
Mnoge tvrtke vode zasebne knjige za različite vrste troškova kao što su plaće ili zalihe. Prije polaganja ili povlačenja sredstava s ovih računa, službenik glavne knjige može prvo proći sve transakcije kroz glavnu knjigu. Depoziti se evidentiraju u glavnoj knjizi, a zatim se terete s tog računa i ponovno polažu u odgovarajuću pod-knjigu. Službenik koristi brojeve računa pod-knjige za praćenje ovih depozita i isplata, ali knjiga računa glavne knjige sadrži pojedinosti o svim zaduženjima i kreditima tvrtke.
Na kraju svakog dana, završni saldo knjige trebao bi odražavati kombinirani zbroj početnog stanja dana plus sve kredite i minus sva zaduženja. Tvrtke obično zahtijevaju od službenika da uravnoteži glavnu knjigu na dnevnoj bazi. Ako se pronađu bilo kakva odstupanja, službenik glavne knjige mora pažljivo pregledati sve transakcije i potvrde kako bi identificirao izvor problema. Službenik mora ispraviti pogrešku i osigurati da je završni saldo točan. U nekim zemljama službenici nisu dužni svakodnevno revidirati knjige, ali što se knjige češće pregledavaju, službenici lakše mogu otkriti i riješiti probleme.
Službenici knjiga ponekad su odgovorni za pripremu financijskih izvješća i za izradu prezentacija direktorima ili vlasnicima tvrtki. Oni mogu odgovoriti na pitanja o financijskoj uspješnosti tvrtke pozivajući se na podatke sadržane u knjigama. Kada porezna tijela provode revizije, službenik glavne knjige odgovoran je za odgovaranje na pitanja revizora i za davanje kopija potvrda i financijskih informacija koje revizori zatraže.
Neke tvrtke unajmljuju ovlaštene javne računovođe da rade kao službenici za knjige. Ove osobe obično imaju fakultetsku diplomu iz računovodstva, financija ili srodnog područja i licencirani su za rad kao računovođe. Velike tvrtke mogu zaposliti veliki broj službenika za nadzor financija različitih odjela tvrtke. Male tvrtke ponekad unajmljuju knjigovođe koji nemaju formalnu računovodstvenu obuku da rade kao službenici knjiga. Ove osobe mogu ili ne moraju imati fakultetske diplome, ali obično imaju određeno iskustvo kao uredski administratori, tajnici ili rizničari.