Zapisničar je uredski zaposlenik koji radi, organizira i pohranjuje informacije kao što su izvješća, datoteke, zapisnici sastanaka, knjige i razna korespondencija. On ili ona je odgovorna za vođenje evidencije uredno i lako dostupno drugim radnicima ili vanjskim stranama kao što su odvjetnici kojima bi informacije mogle biti potrebne. Financijske knjige, dosje i potvrde tvrtke moraju se ažurno čuvati od strane zapisničara za porezne svrhe.
Porezne evidencije moraju se održavati i stalno ažurirati na temeljit način, uključujući raščlanjivanje troškova. Financijski zapisi kao što su potvrde potrebni su za dokazivanje informacija o poreznim prijavama poduzeća. Upravljanje poslovnim financijskim zapisima podijeljeno je na glavne kategorije potraživanja i obveze. Potraživanja su plaćanja kupaca, dok su plative transakcije oprema i drugi artikli koje tvrtka kupuje.
Zapisničar mora voditi popis klijenata koji kasne s plaćanjem, jer to predstavlja manjak, odnosno smanjenje onoga što je tvrtka trebala dobiti za plaćanja prema svom fakturisanju. Računi se izdaju u trenutku kada kupac primi robu ili uslugu i numerirani su uzastopnim redoslijedom. Kupci gotovinom plaćaju fakture odmah, dok oni s kreditnim računima plaćaju svoj račun u ukupnom iznosu svaki mjesec ili na neki drugi dogovoreni raspored. Zapisničari moraju biti sigurni da su sve fakture obračunate; svi otkazani nalozi kupaca označeni su kao “nevažeći”, dok se izvodi izdaju kreditnim klijentima. Izvodi su dokumenti koji se redovito šalju kreditnim klijentima koji uključuju iznose koje su platili ili nisu platili prema fakturama na njihovim kreditnim računima.
Zapisničari kategoriziraju gotovinu, prodaju, obračun plaća i kupnju tvrtke u informacije koje je lako locirati i koje se uklapaju u cjelokupni sustav kao što je kompjuterizirani računovodstveni softver. U računalnim računovodstvenim sustavima, zapisničari mogu biti odgovorni za preuzimanje bankovnih podataka tvrtke u softverske programe. Izrada sigurnosnih kopija datoteka u slučaju požara u uredu ili druge hitne situacije još je jedna uobičajena odgovornost. U nekim slučajevima, zapisničar će možda i dalje morati predati zabilježiti neke primitke i stavke u urednoj knjizi knjiga. Zapisničari su često zaduženi za sitni novac i vode evidenciju o kupnji uredskog materijala.
Učinkovit zapisničar svakodnevno organizira i arhivira stavke umjesto da dopušta da se potvrde i informacije gomilaju. Takvo dnevno vođenje evidencije glavni je dio posla ove vrste uredskog radnika, ali se mogu dodijeliti i drugi administrativni poslovi. Zapisničari često vode zapisnike na sastancima, prije nego što distribuiraju i kasnije pohranjuju informacije.