Kadrovski administrator radi u odjelu ljudskih resursa (HR) i preuzima odgovornost za pitanja vezana uz zapošljavanje, obuku i prestanak zaposlenika. Državna tijela i poduzeća svih veličina zapošljavaju kadrovske administratore, iako u nekim slučajevima organizacije rade bez osoblja za ljudske resurse. U tim slučajevima, nadzornici odjela obično rješavaju kadrovske probleme. Velike tvrtke često zapošljavaju tim kadrovskih administratora i dijele HR zadatke među tim zaposlenicima. Administratori obično odgovaraju HR-u ili kadrovskom menadžeru ili direktoru.
Kada se radna mjesta isprazne, kadrovski administrator mora izraditi zahtjev za posao. Ovaj dokument opisuje osnovne radne dužnosti i obično uključuje popis akademskih i profesionalnih uvjerenja koje kandidat mora imati kako bi se mogao uzeti u obzir za poziciju. Administratori obično blisko surađuju s upraviteljima odjela kako bi odredili raspon plaća za svako upražnjeno mjesto. Otvorene pozicije se često objavljuju interno, što uključuje kadrovskog administratora koji šalje memorandume ili e-poruke za cijelu tvrtku kako bi potencijalne kandidate obavijestili o otvaranju radnih mjesta. Ako tvrtka ne može popuniti radno mjesto iznutra, administrator tu ulogu oglašava izvana u novinama, na uredima za zapošljavanje ili na internetu.
Kadrovski administrator pregledava prijave za posao i zakazuje razgovore. Ako voditelj zapošljavanja želi ponuditi posao određenom kandidatu, administrator mora pregovarati o uvjetima s podnositeljem zahtjeva i provesti sve potrebne provjere znanja ili reference. Administrator provodi orijentaciju na nove zaposlenike koja uključuje objašnjavanje kulture tvrtke, pogodnosti i osnovnih radnih funkcija novim zaposlenicima. U nekim slučajevima, kadrovski administrator također preuzima odgovornost za obuku novih zaposlenika ili za zakazivanje treninga.
Sporove između osoblja i disciplinske stvari obično rješava osoblje za ljudske resurse. Kadrovski administratori moraju osigurati da voditelji odjela nisu prekršili zakone diskriminirajući radnike ili postupajući neetički. Administratori ljudskih resursa mogu dogovoriti degradaciju, prekvalifikaciju ili otpuštanje zaposlenika koji loše rade. Kad zaposlenici prestanu raditi, obično je na administratoru osoblja da ukine beneficije zaposlenika i isplati posljednju plaću otpuštenog zaposlenika. U nekim slučajevima otpušteni zaposlenici podnose tužbu protiv tvrtke u kojem slučaju će se kadrovski administrator možda morati pojaviti na sudu kako bi objasnio ponašanje tvrtke.
U nekim tvrtkama poslovi administratora su početna mjesta za koja se mogu prijaviti maturanti. Velike korporacije često zahtijevaju da osoblje za ljudske resurse ima diplomu iz poslovanja, upravljanja ili kadrovske administracije. Iskusno osoblje za ljudske resurse može prijeći u upravljačke uloge. Općenito, HR menadžeri imaju minimalan izravan kontakt sa zaposlenicima tvrtke, osim kadrovskim administratorima kojima upravljaju.