Pregovarač o ugovoru radi na postizanju sporazuma između svih strana u ugovoru. To može uključivati pregovaračku cijenu ili trošak, ako su takvi čimbenici dio pregovora. Također može uključivati uvjete kao što su rokovi isporuke, posredovanje i odvojivost. Pregovarač o ugovoru može biti neutralna strana čiji je jedini cilj postizanje konsenzusa. On ili ona također može posebno zastupati jednu ili više strana i biti prvenstveno zainteresiran za pregovaranje o ugovoru u njihovu korist.
Tvrtke koje obrađuju mnogo ugovora mogu imati interne pregovarače o ugovorima. Druge tvrtke mogu angažirati stručnjake. U mnogim slučajevima takvi su pregovarači odvjetnici ili imaju određenu pravnu obuku ili iskustvo. Neka regulatorna tijela nude certifikate i certifikate u pregovorima.
Kada pregovarač o ugovoru ne predstavlja jednu ili više određenih strana, trebao bi biti neutralan. To omogućuje poštenu reviziju uvjeta i pruža mogućnost predlaganja kompromisa koji funkcioniraju za sve strane. U nekim slučajevima takva je neutralnost potrebna, a kršenje pravila neutralnosti, obično u obliku novčane isplate ili druge naknade od strane jedne strane, može biti kažnjivo po zakonu.
U mnogim situacijama, međutim, određena strana zapošljava pregovarača o ugovoru. Njegov ili njezin posao je zaštititi interese te strane “osvojivši” što više pregovaračkih točaka. Te točke mogu se kretati od ukidanja cijelih uvjeta ugovora do izmjene teksta do promjene stope plaćanja ili vremenskog okvira isporuke.
Stranke u ugovoru često klasificiraju točke pregovaranja prema važnosti, a pregovarač ugovora mora razumjeti koje su točke kritične, a koje mogu uključivati kompromis. Često pregovarač o ugovoru žrtvuje jednu ili više točaka “lijepo je imati” kako bi osvojio bod “treba imati”. Na primjer, kupac bi mogao preferirati smanjenu cijenu, duže uvjete plaćanja i brži vremenski okvir, ali najkritičniji čimbenik može biti vremenski okvir zbog drugih obveza. Pregovarač bi mogao tražiti sve tri točke, ali pristaje ostaviti troškove i uvjete plaćanja u zamjenu za skraćeni rok.
Velik dio vremena pregovarača o ugovoru provodi na sastancima. To mogu biti privatni sastanci s njegovim ili njezinim vlastitim klijentom ili sastanci više stranaka na kojima on ili ona predstavlja klijenta. On ili ona također mogu prisustvovati sjednicama višestranačkih pregovora s klijentom.
Osim toga, pregovarač troši određeno vrijeme na dokumentiranje sporazuma i ustupaka. To se može dogoditi putem e-pošte, ali može uključivati i fizičku poštu. Dokumentacija sporazuma iznimno je važna u slučaju sporova na daljnjim sastancima, pa pregovarači općenito bilježe vrlo konkretne podatke o svim raspravama, kao i vrijeme i datum.