Dok se poslovi uredske administracije mogu naći u gotovo svakoj industriji, većina ovih vrsta pozicija obično se nalazi u zdravstvu, poslovnim uslugama, bankama, vladinim agencijama, osiguravajućim društvima i školama. Obično obuhvaćaju sve odjele i razine radne snage. Zbog velikog broja uredskog osoblja i pomoćnika u administrativnim uredima, obično postoji velika potreba da voditelji administrativnih ureda planiraju, usmjeravaju i nadziru dnevni tijek rada kako bi se ispunili operativni ciljevi organizacije. Postoje različiti načini da postanete voditelj administrativnog ureda, uključujući obrazovanje i promociju unutar tvrtke.
Većina radnih mjesta voditelja administrativnih ureda zahtijevaju srednju diplomu, bilo da je to diploma suradnika, prvostupnika ili viša. Postoji mnogo različitih škola, razreda i programa za poziciju uredskog administratora, uključujući tradicionalna četverogodišnja sveučilišta, koledž i trgovačke škole. Tečajevi računovodstva, poslovne matematike, računalnih aplikacija, uredske tehnologije, ljudskih resursa i poslovnog prava obično se moraju polagati da biste dobili certifikat ili diplomu da biste postali administrativni voditelj ureda.
Svaki kandidat koji želi postati voditelj administrativnog ureda obično mora imati povezano radno iskustvo, čak i nakon što stekne sve obrazovne uvjete za posao. Mnogo puta je to razlog zašto su interne promocije najčešći način za postizanje ove pozicije. Voditelji administrativnih ureda imaju mnoge odgovornosti koje obično uključuju planiranje rada, nadzor osoblja, pregled rada, dovršavanje evaluacija zaposlenika te zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika. S ovim širokim spektrom dužnosti, voditelji uredske administracije obično moraju znati i razumjeti snage i slabosti zaposlenika, koliko dugo traju zadaci i kako obučiti i upravljati drugima.
Osoba koja počinje na početnoj poziciji kao što je recepcionar, računovodstveni službenik, administrativni pomoćnik ili druga pozicija koja pomaže u učenju tvrtke i osoblja, obično je vjerojatno kandidat za voditelja administrativnog ureda. Uz iskustvo na radnom mjestu, kandidati se obično moraju pripremiti pohađajući tečajeve stručnog usavršavanja o temama kao što su međuljudski odnosi, coaching, upravljanje vremenom i upravljanje projektima. Kandidatu također može biti korisno da traži prilike za obuku supervizora na trenutnim pozicijama. Tvrtke također mogu tražiti skupove vještina koje uključuju timski rad, organizaciju, vodstvo i dobru komunikaciju prilikom promicanja unutar organizacije.
Još jedna važna osobina osobnosti koja je obično potrebna da biste postali upravitelj administrativnog ureda su izvrsne vještine s ljudima. Uredski administratori obično djeluju kao veze između svih razina osoblja i moraju redovito rješavati probleme. Neki projekti mogu uključivati restrukturiranje odjela, provedbu novih politika poduzeća i posredovanje u međuljudskim sukobima. Obično također moraju razumjeti ugovore o radu i prijaviti sve probleme višem upravljačkom timu.
Postati voditelj administrativnog ureda obično zahtijeva da kandidat može raditi sa svim različitim tipovima osobnosti i profesionalnim razinama. To obično uključuje sve od službenika pošte do potpredsjednika. Znati kako biti orijentiran na detalje, analitičan, kreativan i fleksibilan u isto vrijeme može biti potrebno za uspjeh na ovoj poziciji.