Prije nego što vlak može sigurno prometovati na bilo kojem željezničkom sustavu, željeznički inspektor mora osigurati da sva oprema radi ispravno, da su svi kolosijeci čisti, da se svi komunikacijski uređaji učinkovito koriste i da su sve druge operacije unutar sigurnosnih smjernica ili propisa. Željeznički inspektor mora imati temeljito znanje i razumijevanje željezničkih procedura, kao i svih primjenjivih zakona. Ovaj je zaposlenik općenito zaposlen u državnoj agenciji koja regulira prijevoz, iako u nekim zemljama takve agencije možda i ne postoje.
Može postojati više od jedne vrste željezničkih inspektora. Inspektor snage i opreme, na primjer, može se usredotočiti isključivo na provjeru usklađenosti motora vlakova i opreme na lokomotivama s lokalnim zakonima i propisima. Inspektor kolosijeka, s druge strane, bit će odgovoran za osiguranje ispravnog rada svih kolosijeka, signala, prijenosnih uređaja i drugih komponenti duž željezničke pruge. Obje pozicije željezničkih inspektora usmjerene su na siguran rad vlakova, ali svaki inspektor može biti obučen u različitim područjima kako bi se osiguralo temeljito razumijevanje tog specifičnog zadatka.
U mnogim slučajevima nije potrebna nikakva posebna razina obrazovanja da biste postali željeznički inspektor, ali općenito se preferiraju kandidati s barem srednjom školom. Za položaje na višoj razini od kandidata će se zahtijevati da posjeduje fakultetsku diplomu ili neku post-srednju obuku, a kandidat za posao može se učiniti vrednijom opcijom ako ima iskustvo u nekoj vrsti inženjerstva. Posao će se često fokusirati na mehaničke procese i komponente, pa se osnovno znanje o tome kako takvi sustavi rade može pokazati posebno vrijednim. Certifikacija može biti potrebna da biste postali željeznički inspektor, iako će se specifični zahtjevi koje će kandidat morati ispuniti razlikovati ovisno o regiji.
Kada se nesreće ipak dogode, željeznički inspektor će vjerojatno biti odgovoran za istragu nesreće i pisanje izvješća koje sažima sve promjene koje je potrebno napraviti. Inspektor bi trebao biti spreman putovati često, a ponekad i prilično daleko kako bi pregledao pruge i riješio sve probleme duž željezničkog sustava. To znači da inspektor mora imati valjanu vozačku dozvolu, kao i čist vozački dosje. U nekim slučajevima inspektor može biti podvrgnut upitima o kreditnoj sposobnosti jer će mu vjerojatno biti povjerena kreditna kartica tvrtke namijenjena za putne troškove. Ako inspektor radi za saveznu agenciju, on ili ona će možda morati ispuniti druge uvjete koji ga kvalificiraju za savezni posao.