Zahtjevi da postanete tajnik/recepcionar variraju, uglavnom zbog vrste tvrtke u kojoj se nalazi radno mjesto. Većina tvrtki zahtijeva minimalnu količinu obrazovanja s malo ili nimalo obuke. Međutim, zbog dužnosti povezanih s ovom pozicijom, druge tvrtke bi mogle zahtijevati određenu razinu obrazovanja. Drugi pak mogu očekivati da imate preddiplomski studij i nekoliko godina radnog iskustva.
Obično je tajnik/recepcionar odgovoran za dužnosti administrativne podrške unutar tvrtke. Tajničke dužnosti mogu uključivati i odgovornosti uredske podrške. Možete podržati jednog upravitelja odjela ili pružiti opću uredsku podršku za cijelu tvrtku.
Nekoliko je dužnosti često povezanih s ispunjavanjem uloge recepcionara. Jedna primarna dužnost je javljanje na telefon i usmjeravanje poziva u odgovarajući odjel. Pozdravljanje klijenata i gostiju u zoni čekanja još je jedna dužnost koja se obično povezuje s recepcionarkom.
Druge dužnosti mogu biti potrebne, ovisno o funkcijama koje podržavaju uredske aktivnosti. Unutar nekih tvrtki možda ćete morati pripremiti poštu za usluge dostave. Osim toga, možete također distribuirati dolaznu poštu osoblju tvrtke.
Da biste postali tajnica/recepcionar, trebat će vam niz znanja, vještina i sposobnosti. Većina tvrtki očekuje da imate sveobuhvatno razumijevanje uredskih procedura. Budući da je primarna dužnost na ovoj poziciji javljanje na telefon, posjedovanje ugodnih verbalnih vještina općenito je dodatna prednost. Sposobnost upravljanja uredskom opremom također je poželjna za većinu tvrtki.
Nekoliko tehničkih škola nudi tečajeve poslovne i uredske administracije kako bi vam pomogli razviti potrebne vještine da postanete tajnik/recepcionar. Tipični tečajevi mogu uključivati obuku u korištenju aplikacija za obradu teksta i proračunskih tablica. Pisanje poslovne korespondencije i uredski bonton dodatni su tečajevi koji se nude u većini škola.
Osim toga, neke tvrtke mogu radije zaposliti osobu s preddiplomskom poslovnom diplomom. Stjecanje poslovne ili srodne diplome na četverogodišnjoj akademskoj instituciji može vam pomoći da ispunite ovaj uvjet. Ova vrsta diplome bi vas također mogla pripremiti za napredovanje u tvrtki.
Osim formalne obuke potrebne da postanete tajnik/recepcionar, možda će vam trebati i vremena da naučite standardne operativne procedure tvrtke. Općenito, dobit ćete obuku o postupcima specifičnim za industriju koji utječu na varijacije vaših dužnosti nakon zapošljavanja. Na primjer, rad za medicinsku ustanovu može uključivati zakazivanje posjeta pacijentu. Prije dolaska pacijenta, uredski postupci mogu uključivati provjeru zdravstvenog osiguranja i izradu medicinskog kartona.