Stručnjak za dokumentaciju je profesionalac čiji je glavni posao stvaranje ili upravljanje dokumentima ili oboje. To može uključivati dokumentiranje procesa, projekata i postupaka korištenjem brojnih medija. Također može uključivati prikupljanje dokumenata od brojnih dionika i njihovo objedinjavanje u jednu upotrebljivu datoteku ili dokument. Svrha takve dokumentacije može varirati od povijesnog interesa do uspostavljanja poslovne prakse do državnih zahtjeva.
U mnogim slučajevima, stručnjak za dokumentaciju je osoba koja zapravo dokumentira. To može značiti pisanje priručnika o politikama i procedurama na temelju trenutne prakse ili može značiti stvaranje korisničkog priručnika koji dokumentira kako bi se proizvod trebao koristiti ili sastavljati. To bi također moglo značiti stvaranje vremenskog okvira radnji i komunikacija kada proces diktiraju regulatorna tijela ili ako potencijalno može uključivati spor ili tužbu. To također može značiti dokumentiranje događaja i pojava za povijesni zapis.
Kao primjer, uzmite u obzir tvrtku koja je dužna poduzeti određene sigurnosne korake tijekom proizvodnog procesa. Stručnjak za dokumentaciju mogao bi biti odgovoran za praćenje kako se proces pravilno dovršava, a zatim za stvaranje dokumenta koji govori radnicima kako replicirati proces korak po korak. Ovaj rad pomaže u obuci, a također pomaže da se pokaže regulatornim tijelima da tvrtka pokušava slijediti ispravnu proceduru.
Zajedno sa ili umjesto pisanja dokumenata, stručnjak za dokumentaciju može biti odgovoran za snimanje događaja i procesa putem fotografije ili video-fotografije. To može uključivati fotografiranje automobila koji je doživio nesreću u svrhu dokumentiranja štete za osiguranje ili tužbu. To također može uključivati snimanje posebnog događaja ili postupka tako da se može točno prikazati bez oslanjanja na ljudsko pamćenje.
Druga vrsta stručnjaka za dokumentaciju je netko tko prikuplja potrebne dokumente od drugih. Na primjer, ako tvrtka pokušava naplatiti novac od klijenta i razmatra pravni postupak, od stručnjaka za dokumentaciju može se tražiti da sastavi originalni kupoprodajni ugovor, sve primjenjive fakture i sve e-poruke ili drugu komunikaciju koja je poslana ili razmijenjena s dotičnim klijentom. Ova vrsta stručnjaka također može izraditi neovisne dokumente koji pružaju dodatne pojedinosti ili opisuju kako su dokumenti dobiveni.
Važno je napomenuti da se pojam ne smije miješati s pojmom specijalist za dokumente. Stručnjak za dokumentaciju stvara ili sastavlja dokumente za određenu svrhu praćenja informacija ili dokazivanja nečega. Stručnjak za dokumente je netko tko radi s postojećim dokumentima i može se odnositi na veliki broj poslova u rasponu od službenika u kopirnici do stručnjaka za rukopis koji ovjeravaju povijesne dokumente.